Software de inventário: o estoque sob controle

Ter um software para inventário que permita gerenciar eficientemente o estoque pode fazer a diferença entre conseguir uma venda ou recorrer à concorrência.

Algumas empresas ainda registram manualmente seus ativos com lápis e papel, enquanto outras controlam o estoque com Excel. Esses dois métodos, além de serem pouco confiáveis devido às possíveis falhas humanas, também são mais custosos. Por quê? Exigem muito tempo e recursos que poderiam ser destinados a outras atividades.

Neste artigo explicamos o que é um software de inventário, quais são seus benefícios e, principalmente, como é seu funcionamento utilizando, para exemplificar, o sistema Easy WMS da Mecalux.

O que é um software de inventário

Um software de inventário é um programa informático criado para ajudar e facilitar o gerenciamento do inventário de uma empresa. Como consegui-lo? Contabilizando os bens tangíveis que uma empresa utiliza para fabricar ou satisfazer a demanda de seus clientes. Para tal, o programa considera as entradas e saídas dos produtos nas diferentes instalações, pontos de venda, armazéns, etc.

Portanto, através do software para inventário é possível fazer um gerenciamento eficiente do inventário em tempo real para otimizar o status dos diferentes tipos de estoque, manter uma atualização constante dos estoques sempre sabendo os pedidos que devem ser preparados a cada momento.

Benefícios de gerenciar o inventário com um software

A implementação de um software de inventário em uma empresa proporciona, especificamente, os seguintes benefícios logísticos:

Controle do estoque. Saber com precisão o estoque do armazém (os produtos que existem e as quantidades) evita fazer compras desnecessárias e torna possível ter um estoque de segurança para evitar quebras de estoque.
Aumento das vendas. O software de inventário permite reduzir o risco de não atender determinados pedidos, traduzindo-se no curto e médio prazo em um aumento das vendas.
Satisfação e fidelização de clientes. Um gerenciamento eficiente do inventário é indispensável para respeitar os prazos de entrega e garantir a satisfação do cliente.
Otimização do tempo. Por que destinar tempo ao gerenciamento do inventário quando pode ser automatizado? Dessa forma, é possível redirecionar os recursos a atividades mais produtivas e necessárias.
Redução de custos. Estabelecer estoques mínimos e máximos ajuda a reduzir custos logísticos. Um software de inventário também permite diminuir volumes de estoque e, consequentemente, economizar em custos de armazenagem.
Escalabilidade do negócio. O gerenciamento do inventário se complica conforme o tamanho e a atividade de uma empresa crescem. Com um software de inventário é mais fácil se adaptar às mudanças na demanda, assim como planejar uma estratégia futura.

Tudo isso contribui para um melhor planejamento logístico, aumentando a produtividade e reduzindo erros que ajudarão que nossos clientes fiquem plenamente satisfeitos.

Como funciona um software de inventário?

O funcionamento de um software de inventário pode variar de um programa para outro, mas, em geral, existe uma série de passos a seguir. Para explicá-los, selecionamos o Easy WMS, um software desenvolvido pela Mecalux para ilustrar como esses sistemas são utilizados.

Entrada dos artigos

Baseando-se em dados de um software como o Easy WMS, é necessário registrar, em primeiro lugar, todas as informações relacionadas aos artigos com os quais a empresa trabalha: descrição, unidade de medida, atributos, imagem, peso, etc. É importante saber diferenciar entre artigo e estoque. O artigo é uma lista geral de características do produto (tamanho, peso, particularidades, etc.), enquanto o estoque são as unidades fisicamente presentes no armazém, loja ou fábrica.

As informações dos artigos são registradas no banco de dados do software de inventário

Gerar a etiqueta do artigo

Com todas as informações incluídas no banco de dados, o Easy WMS gera uma etiqueta para cada artigo. Por padrão, a etiqueta é composta, no mínimo, por um código de artigo. Opcionalmente, pode incorporar também uma breve descrição. As etiquetas de artigos podem ser impressas tanto a partir de um computador quanto a partir dos terminais de radiofrequência, sendo posteriormente aderida ao estoque existente.

A etiqueta de cada artigo é aderida ao estoque existente no armazém

Entrada do estoque

Todo o estoque com o qual trabalha o armazém deve ser registrado no sistema. Além dos atributos logísticos e do status de cada um deles, um software de inventário como o Easy WMS permite executar uma grande variedade de ações relacionadas ao estoque armazenado, entre as quais se destacam:

Registro e cancelamento de estoque: é muito fácil criar ou excluir estoque quando se detecta uma discrepância.
Consulta de estoque: todas as informações do estoque existente atualmente no armazém podem ser consultadas.
Ajuste de estoque: é possível retificar qualquer dado relacionado ao estoque.
Mudança de localização ou de contêiner: a localização do estoque pode ser modificada.
Impressão de etiquetas: ação que gera a etiqueta do artigo ao qual pertence o estoque.

Qualquer mudança no inventário deve ser registrada no software

Recebimento de estoque

Cada vez que a mercadoria for recebida no armazém deve ser registrada a respectiva entrada das quantidades recebidas para manter um inventário permanente. Essas são as diferentes funções que podem ser executadas:

Recebimento do fornecedor. É o processo padrão que se aplica a qualquer tipo de entrada de mercadorias.
Recebimentos de contêineres completos. Diz respeito à mercadoria que chega ao armazém em paletes de uma única referência. Seu processo é mais ágil porque o WMS registra o estoque por blocos.
Recebimentos de mercadoria multirreferência. Gerencia as entradas de paletes que contêm várias referências, de modo que cada SKU é registrado separadamente.
Recebimentos pré-avisados. Conhecidos como ASN (Advanced Shipping Notice), o sistema sabe com antecedência a mercadoria que chegará ao ter sido previamente notificado pelo ERP.
Recebimento cego. A partir de um terminal de radiofrequência, se abre uma ordem de entrada de estoque sem planejamento antecipado no sistema.

Depois de ter recebido com rigor a mercadoria, o software de armazém estabelece os próximos passos a seguir, indicando ao operador (ou a uma máquina, no caso de armazéns automatizados) onde deve ser localizado.

Gerenciamento de contêineres

Um contêiner é uma caixa ou um palete identificado por um código e, normalmente, etiquetado. O Easy WMS oferece informações úteis para o inventário do armazém no que se refere a contêineres. Destaca-se por sua utilidade para a função de realocar, que é utilizada caso se queira mudar a localização física de um contêiner. Existem duas opções:

Automática: o sistema busca uma localização para realocar o contêiner no armazém, aplicando as estratégias de localização.
Para um corredor: o sistema busca uma localização para realocar o contêiner no corredor de nossa seleção, aplicando as estratégias de localização.
Para uma localização: o sistema realoca o contêiner em uma localização específica. Só serão consideradas válidas as localizações em que o contêiner caiba fisicamente (por tipo, altura, peso, etc.).

Gerenciamento de localizações

O Easy WMS oferece uma visibilidade total das localizações do armazém e de seus principais atributos, assim como a possibilidade de realizar tarefas administrativas relacionadas às localizações do armazém. A partir de todos os dados registrados no sistema, o Easy WMS classifica o produto e aplica regras de localização predeterminadas pelo responsável do armazém. Posteriormente, o software elabora uma estratégia de localização correta e sem erros que busca um slotting eficiente.

Contagem

O Easy WMS é capaz de monitorar automaticamente a entrada e saída de produtos no armazém. Da mesma forma, é recomendável fazer a contagem a cada certo tempo para garantir que não existe discrepâncias no sistema (por descuidos, furtos, etc.). Um software de inventário como o Easy WMS permite:

Organizar contagens não planejadas. A contagem dos contêineres (paletes, caixas…) ou de artigos específicos pode ser feita a qualquer momento.
Contagem por localização. Consiste em definir as áreas do armazém onde deve ser feita a contagem (para inventários rotativos, por exemplo).
Determinar regras de prioridade. Por exemplo, nível de rotatividade, custo unitário, data de validade, número de lote, etc. O objetivo é começar o inventário pelos produtos mais relevantes para a empresa.
Integrar qualquer tipo de dispositivo de digitalização. Fácil integração com terminais de radiofrequência ou sistemas de picking por voz, entre outros.

Portanto, o inventário fica associado ao registro de vendas e, cada vez que um produto é vendido, o sistema se encarrega de baixa-lo do estoque registrando o valor da venda. Dessa forma, se mantém um registro contínuo de cada artigo do inventário, permitindo comprovar a mercadoria que está disponível e os produtos que estão a ponto de se esgotar. Todos esses dados podem se converter em informações úteis com o módulo Supply Chain Business Intelligence do Easy WMS, encarregado de segmentar e estruturar a grande quantidade de dados gerados diariamente em um armazém.

Conexão com outros armazéns e lojas

É possível conectar os inventários de diferentes armazéns e lojas físicas da empresa para gerenciar todo o inventário da empresa de forma centralizada. Para tal, a Mecalux dispõe do módulo Store Fulfillment, responsável por integrar o WMS do armazém com os terminais dos pontos de venda. Através desse software, é possível sincronizar as tarefas do armazém e das lojas, o que permite melhorar o picking, a reposição e a transferência de mercadoria entre lojas (os produtos são enviados automaticamente para a loja permitindo manter um certo nível de estoque).

O módulo Store Fulfillment sincroniza o inventário do armazém com o das lojas físicas

O software de inventário, ferramenta essencial para garantir a competitividade da empresa

Ter um software de inventário garante a eficiência logística, pois permite oferecer um bom serviço convertendo-se em um investimento de longo prazo que proporciona importantes benefícios. Com a ajuda de um software desse tipo, qualquer empresa controlará os recursos disponíveis em seus armazéns, saberá a localização exata de cada artigo, supervisionará as entradas e saídas dos produtos e poderá se antecipar para repor a mercadoria antes de que se esgote.

O sistema de gerenciamento Easy WMS foi pensado para qualquer tipo de empresa, independentemente de seu setor e tamanho. Se acredita que chegou a hora de melhorar o gerenciamento do inventário ou deseja obter mais informações sobre as soluções de software da Mecalux, entre em contato conosco. Teremos prazer em ajudá-lo a gerenciar seu inventário com eficiência e a potencializar seu negócio.

Software de inventário, a ferramenta que mantém o estoque sob controle