O que é a gestão de estoque? Guia para dominar esta ciência de precisão no armazém

A gestão de estoque abrange todas as operações destinadas a regular o fluxo de mercadorias ou produtos de uma empresa. É a encarregada de garantir que os custos originados da manutenção do estoque sejam mínimos, sem interferir no serviço prestado ao cliente.

As políticas de gestão de estoque em âmbito empresarial estabelecem respostas a questões como: qual o nível de estoque ideal para cada referência? Quando fazer os pedidos de reposição de estoque? Que quantidade devemos adquirir?

A parcela de gestão de estoque relativa ao funcionamento do armazém engloba tarefas como a atribuição de localizações, a rastreabilidade do estoque ou os métodos de gestão de estoque (como FIFO, FEFO ou LIFO), entre outros. Focaremos nesse âmbito específico da gestão de inventário ao longo deste artigo.

Diferenças entre controle de estoque, gestão de estoque e otimização de estoque

No ecossistema da gestão do armazém os conceitos de controle, gestão e otimização do estoque estão relacionados, por isso, às vezes, surgem dúvidas em relação ao que se refere exatamente cada um deles:

• Se utilizarmos um símile, o controle de estoque é uma fotografia detalhada do estoque existente no armazém. Inclui todas as informações em relação à quantidade, características e localização. A confiabilidade desse registro é fundamental para prevenir erros que impeçam a atividade do armazém.
• A gestão de estoque no armazém refere-se à forma de organizar todos os fluxos de materiais no armazém. Abrange ações como a atribuição de localizações, a rastreabilidade do estoque, a organização das reposições ou os sistemas de movimentação de mercadoria como FIFO, FEFO ou LIFO, entre outras.
• A otimização do estoque: refere-se às tarefas destinadas a melhorar a produtividade do estoque armazenado. Por exemplo, com a ajuda de software especializado é possível analisar o histórico do armazém para melhorar o slotting ou localização de produtos, assim como permite elaborar mapas de calor que detectem ineficiências e assim eliminar pontos de estrangulamento.

Foram desenvolvidos programas informáticos que buscam conseguir os objetivos ligados a cada conceito. Em geral, os Sistemas de Gerenciamento de Armazéns contam com funcionalidades que auxiliam nas diferentes tarefas associadas, como veremos detalhadamente mais à frente.

Quais os objetivos da gestão de inventário?

O objetivo da gestão de estoque é encontrar o equilíbrio entre os seguintes fatores:

- Ajustar o nível de estoque à demanda de forma eficaz

O estoque existente no armazém é calculado a partir das previsões da demanda. Dessa forma, o inventário não se comportará igual em um setor com um consumo mais ou menos estável dos produtos que em outro profundamente afetado pela sazonalidade.

No âmbito do aproveitamento do big data aplicado à cadeia de suprimentos, a disciplina conhecida como Demand Forecasting se encarrega de fazer avançadas previsões de demanda em função dos dados de vendas, das tendências do mercado, da concorrência e de outros indicadores econômicos.

- Garantir um bom nível de serviço

Transferido para a gestão de estoque, o nível de serviço seria: a capacidade do armazém de localizar uma referência, embalá-la, enviá-la e entregá-la com uma excelente precisão, em perfeitas condições com entregas em um curto espaço de tempo.

Nesse sentido, sempre é preciso encontrar um equilíbrio para que o maior nível de serviço não aumente os custos de armazenamento de forma desproporcionada.

O auge da logística omnichannel e da hiperconectividade característica da logística 4.0. disparou o nível de exigência dos consumidores, especialmente daqueles que adquirem produtos pela Internet.

Isso se reflete tanto no serviço dirigido ao cliente final quanto às lojas: as quebras de estoque são cada vez menos toleradas pelos consumidores, que não hesitarão em ir à concorrência se não encontrarem o produto desejado em condições ideias.

- Conter os custos de armazenagem do estoque

A redução do estoque imobilizado no armazém motiva o uso cada vez mais frequente de estratégias como o cross-docking ou o sistema just-in-time. Portanto, tentar limitar o inventário sem que o nível de serviço se ressinta é o principal objetivo da logística de armazenagem.

Para consegui-lo, em muitos casos se opta por soluções de melhoria da eficiência global do armazém, tais como a automatização de processos estáveis e repetitivos, a organização da mercadoria em função da rotatividade de estoque ou da otimização das tarefas de preparação de pedidos graças aos WMS.

Desafios que afetam a gestão de estoque no armazém

A evolução da cadeia de suprimentos origina situações novas para o armazém afetando a gestão de inventário:

- Crescimento do número de referências armazenadas ou SKU Proliferation

O aumento do número de referências ou SKU complica a otimização do estoque, uma vez que é necessária a manutenção de um estoque mínimo em um armazém cada vez mais variado que, em termos agregados, se multiplica em quantidade. Esse fenômeno é conhecido como SKU proliferation.

Por exemplo, uma empresa dedicada à cosmética conta com cinco referências para xampus diferentes divididos por tipo de cabelo e aroma. Pouco depois, decide lançar outros cinco novos modelos dirigidas ao público masculino, chegando a ter 10 SKU.

Além disso, ao avaliarem as necessidades dos consumidores, colocam à sua disposição a versão dos xampus em "tamanho viagem", portanto já são 20 referências para manusear.

Os SKU começam a crescer conforme vão sendo adicionados produtos ao catálogo da empresa, sendo necessário manter um mínimo de cada um deles para cobrir a demanda.

- Rastreabilidade do estoque

Parcialmente ligado ao ponto anterior, a rastreabilidade dos fluxos de materiais no armazém é fundamental para ter um controle de estoque confiável e, graças a isso, evitar erros no picking ou na preparação de pedidos e na localização das mercadorias.

Isso pode ser uma verdadeira complicação para as operações do armazém. Por isso, com inventários altamente complexos é necessário utilizar sistemas de codificação que os classifiquem e registrem de forma automatizada e exata.

O uso de soluções de radiofrequência em substituição do papel é uma tendência consolidada na maioria dos armazéns de médio e grande porte de hoje em dia.

- Mudanças bruscas na demanda

Quando ocorrem mudanças na demanda, o armazém precisa ter mais flexibilidade em suas operações e rapidez de reação. Isso se observa especialmente na forma de trabalhar dos e-commerce: o cliente final segue modas e tendências que são complicadas de prever.

Os centros de distribuição também experimentam esse desafio, pois devem adaptar-se aos produtos vendidos por seus próprios clientes.

Por outro lado, a sazonalidade também pode representar um desafio para a gestão do estoque, pois pode sobrecarregar o armazém de forma concentrada em certos momentos do ano, tal como ocorria à empresa francesa Schaal Chocolatier antes de desenvolver um projeto de automatização com a Mecalux.

Um WMS funciona como sistema de gestão de inventário?

Junto aos desafios que colocam em xeque a efetividade da gestão de estoque no armazém, foi desenvolvido um software especializado capaz de manusear com sucesso tal complexidade. Dessa forma, os Sistemas de Gerenciamento de Armazéns como o Easy WMS da Mecalux incorporam funcionalidades destinadas à gestão de estoque, tais como:

• Gestão das localizações: o WMS otimiza o processo de atribuição das localizações para a mercadoria e permite operar com o sistema de alocação aleatória ou armazém caótico para ganhar eficiência e maximizar o espaço de armazenamento.
• Visualização gráfica do armazém e de seu estoque: esse mapeamento digital das localizações do armazém ajuda a criar e modificar estoque, bloquear localizações ou assinalá-las como completadas de uma forma ágil e intuitiva.
• Controle de inventário permanente: o registro do inventário em tempo real permite ter um controle total do estoque disponível no armazém e sua localização exata.
• Relatórios e estatísticas: o WMS registra um histórico, assim como mostra os KPI de gestão de estoque para poder analisar os dados e detectar oportunidades de melhoria.

A gestão de estoque no armazém é uma ciência de precisão cuja destreza só pode ser conseguida com a ajuda de um potente WMS. Se desejar conhecer mais funcionalidades do Easy WMS destinadas à gestão de estoque e à organização das restantes operações no armazém, não hesite em entrar em contato conosco, pois teremos satisfação em mostrá-las em uma demonstração personalizada.