É eficaz manter o controle de estoque com o Excel?

Em armazéns de pequeno e até mesmo médio porte, é comum que o inventário e o controle de estoque sejam feitos com Excel (ou software equivalente). Porém, ter em tempo real a situação de nossas mercadorias é fundamental para a tomada de decisões com embasamento, o que traz benefícios para a empresa. O Excel tem limitações nesse aspecto e, a longo prazo, pode custar caro não ter investido em softwares especializados para controle de estoque. Vamos ver por quê.

O boom do e-commerce aumentou a complexidade das tarefas do armazém. Hoje em dia, existe uma crescente  diversidade de referências e menos estoque de cada uma delas. Além disso, a caixa se consolidou como a unidade de armazenagem de mercadorias mais comum.

Nesse contexto, gerenciar o estoque com papel e caneta é impensável. Portanto, como primeiro passo para a digitalização, existem pequenas empresas que usam o Excel para manter um estoque de seu armazém. Mas é uma boa fórmula?

Neste artigo iremos analisar como o estoque de um armazém é controlado com Excel, quais são seus inconvenientes e quando apostar em um sistema de gerenciamento de armazém (WMS).

Inventário em Excel: como funciona?

O Microsoft Excel é um programa de computador para análise de dados. A principal característica desta aplicação é o seu design em forma de planilhas ou tabelas, onde o usuário agrega valores aos quais são feitos os cálculos por meio de fórmulas, além de representá-los graficamente.

Graças às suas funções, o Excel se tornou uma ferramenta comum no mundo dos negócios. Também em alguns armazéns, sem ser um programa desenhado especificamente para este fim.

O Microsoft Excel, de fato, oferece algumas planilhas (arquivos XLTM) para determinadas tarefas logísticas. Uma das mais comuns é a plantilha de "Inventário de armazém". Com esta planilha, os itens podem ser inseridos e removidos de acordo com pedidos ERP, listas de itens, recuperar dados em referência ou manter o controle do valor do estoque.

Naturalmente, poderíamos personalizar as planilhas com base nas variáveis ​​do nosso negócio: por exemplo, o número de referências, o seu peso e tamanho ou a data de validade do produto.

Além disso, ao instalar módulos externos, você pode até sincronizar uma planilha do Excel com um leitor de código de barras, para atualizar os valores do estoque mais rapidamente. Por não serem módulos oficiais, uma atualização do Excel poderia eventualmente quebrar essa conexão e nos deixar à mercê do suporte fornecido pela empresa que criou o módulo.

Fazer um inventário no Excel tem a vantagem de sua simplicidade, uma vez que muitos trabalhadores já estão familiarizados com sua interface por tê-la usado em outros contextos que não logísticos.

No entanto, existem algumas desvantagens importantes a serem consideradas. Se um controle de estoque é feito em Excel, isso implica um gerenciamento manual de boa parte do processo (alguém deve inserir um dado em uma célula, alterar outro dado em outra). A probabilidade de erro é alta. Além disso, com o Excel não podemos automatizar as entradas e saídas do armazém, sincronizar dados com fornecedores ou clientes, a rastreabilidade do produto é quase inexistente, a preparação do pedido não será ideal. Resumindo, se o armazém crescer, faça um inventário no Excel será impraticável.

WMS ou Excel: quando apostar num sistema de gestão de armazém?

Controlar o estoque com o Excel é um avanço em relação a fazer com papel e lápis. Mas, quando o armazém ultrapassa um determinado nível de complexidade, é imprescindível a implantação de um WMS, como o Easy WMS da Mecalux.

Um sistema de gerenciamento de armazém agiliza a gestão de estoque e também outros processos logísticos essenciais para a empresa, como preparação de pedidos ou gestão de referências.

Embora a utilização de um WMS em armazéns de médio e grande porte já seja comum, é cada vez mais comum vê-lo implementado em pequenas instalações, devido aos benefícios que traz na gestão de suas tarefas.

Não surpreendentemente, o controle de estoque com um WMS facilita:

• Informação em tempo real da quantidade de estoque de cada armazém: em conexão com o ERP, o software integra todos os dados relativos aos produtos, como rotação, lote, etc.
• Máxima agilidade no trabalho dos operadores: evita a tarefa repetitiva de adicionar e retirar produtos e referências na aplicação. Além disso, elimine qualquer possibilidade de erro.
• Otimização das referências: o WMS automatiza a localização dos produtos de acordo com as estratégias da empresa (rotação, proximidade com outras referências, etc.). Desta forma, a capacidade de armazenagem é aumentada sem alterar o armazém.
• Rastreabilidade de estoque: o controle automático permite ao gestor de logística controlar não só a quantidade de produto de cada referência, mas também onde ele se encontra durante os diferentes processos que ocorrem no armazém.
• A geração de relatórios e estatísticas: o software coleta os milhares de dados que são produzidos diariamente em um armazém para que o responsável pela instalação possa tomar decisões de acordo com o desempenho real de cada operação.

Controle automático de estoque no armazém

A logística 4.0 reduziu os prazos de entrega e obrigou as empresas a se adaptarem aos múltiplos canais de venda utilizados pelo cliente final. Para empresas com um armazém - ou vários - que possuem uma alta densidade de entradas e saídas de produtos, o controle de estoque por meio do Excel pode causar falhas que resultam em rupturas de estoque.

Em um cenário de e-commerce, onde a reputação é fundamental para manter a competitividade do negócio, somente um serviço ágil pode garantir entregas eficientes e a correta otimização dos recursos do armazém.

Por isso, cada vez mais empresas optam por sistemas de gerenciamento de armazém, pois permitem automatizar o controle de estoque e a gestão de localizações, o que resulta no aumento da produtividade e, principalmente, na eliminação de custos adicionais durante esta operação.

Nos últimos 20 anos, o Easy WMS se estabeleceu como a solução de intralogística líder para suprimir erros nos processos do armazém. Entre em contato conosco e um de nossos consultores especializados explicará as vantagens de implementar nosso WMS em seu armazém.