Estoque de segurança: o que é e como otimizá-lo?

O estoque de segurança é o inventário extra que existe no armazém para lidar com imprevistos relacionados às alterações na demanda ou atrasos dos fornecedores. A função do estoque de segurança é evitar que aconteça uma ruptura de estoque.

Toda representação dos estoques armazenados flui em picos (quando as novas mercadorias são recebidas) e vales (quando a expedição da mercadoria é executada). Como podemos observar na imagem abaixo:

Representação gráfica dos níveis de estoque

Para controlar as variações que a demanda impõe ao estoque disponível são utilizados dois conceitos fundamentais: o estoque de segurança que definimos anteriormente e o estoque mínimo operacional. O estoque operacional, também conhecido como estoque de ciclo ou de manobra, refere-se à quantidade de produto que vai sendo utilizado para atender à demanda, mas mantendo-se acima do nível do estoque de segurança.

Se o nível de estoque diminuir até chegar ao estoque de segurança, esse será o momento indicado para fazer um novo pedido ao fornecedor (isso é o denominado ponto de pedido).

Como calcular o estoque de segurança?

O estoque de segurança é calculado seguindo fórmulas matemáticas que combinam as diferentes variáveis que influenciam nesse valor. Cada vez se realiza de uma maneira mais automatizada, usando softwares com funcionalidades destinadas à gestão de estoque, como os Sistemas de Gerenciamento de Armazém.

Em todo caso, um método padrão consiste em considerar o estoque de segurança como uma porcentagem do estoque de manobra. Essa porcentagem é determinada em função dos históricos de vendas e das futuras previsões de vendas (os cálculos de demand forecasting).

Para compreender a dimensão da definição de estoque de segurança, convém observar as variáveis que o influenciam:

- As flutuações da demanda:

Embora a empresa conte com uma estratégia de previsão da demanda otimizada, às vezes, o consumo pode ser errático e pouco controlável. Atualmente, a volatilidade da demanda é acentuada devido à efervescência dos mercados, ao surgimento de novos produtos, à ação da concorrência, entre outros fatores.

Além disso, também é preciso considerar a sazonalidade dos produtos, que também exercem um efeito direto nos níveis de estoque. Por isso, a variação da demanda é calculada através da diferença entre as cifras de venda máxima e venda média em um período determinado (evitando, assim, as flutuações sazonais).

- O lead time ou tempo de entrega dos fornecedores:

Nesse caso, o lead time é o tempo estimado que um fornecedor demora para fornecer os produtos solicitados ao armazém. Geralmente, a empresa terá combinado com o fornecedor um tempo de fornecimento concreto. No entanto, um atraso adicional deve ser adicionado ao mesmo, o que cobrirá o estoque de segurança.

Por exemplo, um fornecedor tem um lead time médio de 10 dias, mas as condições meteorológicas interromperam estradas e a mercadoria chega com um atraso de 3 dias. Enquanto se soluciona o incidente o estoque de segurança poderá satisfazer a demanda durante tal período, até que as mercadorias cheguem ao armazém e se recupere o inventário.

- O nível de serviço da empresa:

O nível de serviço refere-se à satisfação da demanda e é determinado por aquilo que o cliente espera da empresa. Ter um bom nível de serviço significa que o armazém pode fornecer o produto demandado pelos clientes no momento em que estes necessitarem. Trata-se do indicador inverso em relação à ruptura de estoque.

A decisão do nível de serviço proporcionado dependerá da política comercial da empresa, do tipo de produto e do setor onde ela opera. Por exemplo, logística de e-commerce, os lead time manuseados em todas as direções são muito ajustados, uma vez que o mercado pressiona as empresas para que tenham um nível de serviço de qualidade excepcional.

O risco e a importância do estoque de segurança

A manutenção dos estoques de segurança é uma estratégia que tem grande popularidade no setor logístico. No final das contas, ninguém quer operar em uma situação insegura e esses estoques extra preparam a empresa para eventuais imprevistos. No entanto, as tradicionais aproximações matemáticas para calcular os níveis de inventário partiram de fórmulas com variáveis muito limitadas e rígidas, enquanto a complexidade do cenário logístico não para de aumentar.

Nesse contexto, as empresas cobrem os riscos aumentando os estoques de segurança de um modo uniforme, algo que facilmente deriva em excesso de estoque armazenado. Os efeitos desse excesso de inventário incidem diretamente sobre os custos da armazenagem logística e sobre a situação financeira da empresa.

Como evitar excessos no estoque de segurança

Vejamos algumas estratégias para que os níveis de estoque de segurança não ocupem mais espaço que o necessário:

1. Não faça ajustes de forma uniforme no estoque de segurança

A volatilidade dos mercados criou cenários muito mais complexos, os métodos mais rígidos se revelaram imprecisos porque não são capazes de ajustar o estoque de segurança a uma demanda que é diferente e muito variável para cada SKU ou referência no armazém.

Nessa situação, o objetivo é combinar e analisar uma fórmula que possa abranger todas as variáveis. Quando contamos com milhares de SKU no armazém, tal como a tendência atual, de que forma podemos ajustar os níveis de estoque de segurança para cobrir os riscos sem nos excedermos? A solução está nas mãos das novas tecnologias ligadas ao big data em logística.

Já existem no mercado softwares que permitem processar uma quantidade enorme de dados e parâmetros logísticos e que podem ser explorados para terem relevância na tomada de decisões. De fato, é uma das aplicações da inteligência artificial em logística mais relevantes, uma vez que esses programas, mediante o machine learning e o data mining, podem proporcionar os elementos fundamentais para reduzir os estoques de segurança e priorizar os SKU que forem especialmente sensíveis para o bom funcionamento da empresa.

2. Trabalhe em prol da melhoria dos processos e elementos que você realmente controla

Qualquer supply chain enfrenta continuamente as incertezas e os imprevistos que chegam a múltiplos níveis: na estratégia de compras, na previsão de vendas, no planejamento com os fornecedores, entre outros. É compreensível querer manter elevados os níveis de estoque de segurança, uma vez que isso garante o funcionamento da empresa diante do imprevisível.

No entanto, inúmeros responsáveis por logística caem na armadilha de focar seus esforços em seus cálculos de demand forecasting, enquanto continuam operando com números elevados de estoque de segurança por precaução. Nesse caso, é muito mais eficaz concentrar a atenção nas variáveis que realmente podem ser controladas a partir de dentro.

Por exemplo, reduzir os lead times internos ajuda a diminuir os ciclos e limita a perda de tempo, além de eliminar tarefas duplicadas. O armazém é um foco de otimização nato, pois o manuseio dos materiais costuma ocupar muito tempo e a organização pode falhar. Para moderar esses focos de ineficiência, muitas empresas optaram por automatizar os processos do armazém ou implementar um software de gerenciamento de armazém que erradique os erros e proporcione uma maior agilidade à instalação.

3. Controle os níveis de estoque com o auxílio de um software de gerenciamento de armazém

Às vezes, as rupturas de estoque ocorrem porque a gestão da informação do estoque apresenta deficiências. Por exemplo, as incompatibilidades nos dados que os registros mostram em comparação com o que é realmente armazenado no armazém constituem uma dor de cabeça para os responsáveis ​​pela logística.

Por isso, o papel dos Sistemas de Gerenciamento de Armazém é fundamental para ter um controle de estoque preciso e garantir um estoque de segurança adequado: nem maior, nem menor.

Software como o Easy WMS da Mecalux permite:

• Limitar os erros humanos conseguindo uma precisão total tanto dos dados de estoque registrados quanto da localização dos produtos no armazém.
• Contar com um histórico que facilite o cálculo de estimativas e ajude no aprendizado em relação ao futuro.
• Proporcionar um controle de inventário exaustivo, que mostre a quantidade de estoque de segurança realmente necessária graças à sua classificação de acordo com os parâmetros logísticos.
• Detectar os incidentes a tempo e programar as notificações para fazer novos pedidos.

As políticas de inventário tradicionais partem de uma premissa bastante rígida onde variáveis limitadas intervinham no cálculo. A flexibilidade na organização do armazém e na gestão do estoque são pontos essenciais no cenário logístico atual. Você acha que seus níveis de estoque de segurança são excessivos? Entre em contato conosco e analisaremos juntos uma solução para ajustá-los ao realmente necessário.