Recebimento de mercadorias: conceito, fases e estratégias de melhoria

O recebimento de mercadorias em logística é uma das operações mais importantes do armazém, pois dá início ao fluxo de materiais. Quando mal gerenciada, é o ponto de partida de muitos erros que se refletem no inventário e limitam a produtividade da instalação.

Organizar com inteligência o recebimento da mercadoria é crucial para conseguir um armazém eficiente e conter os custos operacionais. Para isso, é fundamental conhecer as tarefas que esse processo engloba, seu alcance e as estratégias que existem para melhorá-las.

Tarefas associadas ao recebimento de mercadorias

O recebimento de mercadorias logístico é algo que vai além da entrada dos pedidos provenientes dos fornecedores. Trata-se de um processo que envolve múltiplas tarefas relacionadas que podemos agrupar em quatro grandes blocos:

1. Planejamento e informação

Planejar as chegadas da mercadoria é fundamental para que não ocorram pontos de estrangulamento nas docas do armazém. O processo de recebimento da mercadoria é determinado, em parte, por uma correta coordenação da cadeia de suprimentos e, principalmente, pela gestão dos aprovisionamentos ou compras. Por exemplo, esse é o pilar no qual se alicerçam as operações de cross docking.

Além disso, criar regras para recebimento de mercadorias é imprescindível que haja uma boa gestão das informações e que todas as partes envolvidas estejam a par dos pedidos que se esperam e de suas horas de chegada.

2. Descarga e gestão das docas de carga

Esse bloco de operações refere-se à descarga da mercadoria dos caminhões e seu deslocamento até a área de recebimento ou de consolidação, ou diretamente para sua localização nas estantes.

É conveniente que os trabalhadores destinados aos recebimentos contem com procedimentos para cada situação que possa ocorrer. Dessa forma, saberão como operar e os equipamentos de movimentação que devem ser usados.

3. Controle de qualidade da mercadoria

Ao receber os pedidos, é realizada uma primeira verificação das notas de entrega para confirmar se coincidem com o estabelecido junto ao fornecedor em quantidade, modelo e características. Também deve ser comprovada se a embalagem está em perfeito estado.

Dependendo do tipo de carga recebida, após a comprovação inicial será necessário realizar, em alguns casos, um controle de qualidade mais profundo. Isso ocorre quando:

• Recebe-se matéria-prima no armazém: muitas empresas têm seu próprio controle de qualidade para avaliar tal material.
• Os produtos são alimentos ou certos medicamentos que necessitam de condições especiais em relação à temperatura e umidade para sua correta conservação. Essa etapa é essencial para comprovar que a cadeia de frio não foi rompida.
• São mercadorias perigosas: existem normas específicas que regulam sua embalagem e os procedimentos de carga e descarga quando se trata de produtos cujo manuseio implica riscos extra.

O tempo necessário para realizar esses controles é conhecido como quarentena e o armazém necessitará de uma área reservada para esses trâmites.

Se a mercadoria chegar em paletes padronizados, é possível automatizar o controle de qualidade graças aos postos de inspeção de paletes integrados nos transportadores.

4. Etiquetagem, consolidação e localização da mercadoria

Uma das regras para recebimento de mercadorias é que durante todo o processo de recebimento é de vital importância registrar todas as informações, assim como a chegada de novo material para controlar sua rastreabilidade.

Por exemplo, as tradicionais "folhas de recebimento" aglutinam dados como número ou código do pedido, nota de entrega, resultado do controle de qualidade, descrição e identificação da mercadoria e quantidades.

Em armazéns que contam com um software de gerenciamento, esses dados estão informatizados de acordo com os parâmetros logísticos utilizados pela empresa (costumam estar em consonância com o banco de dados do ERP).

Em geral, podem ocorrer as seguintes situações no recebimento da mercadoria:

• Os produtos sem paletizar são recebidos e devem passar para uma fase de consolidação e registro para logo serem localizados no armazém.
• A mercadoria é organizada em paletes e, em seguida, é feita uma rápida validação de quantidades e características para logo serem diretamente transportadas para as estantes.
• Chegam devoluções: aqui entra em jogo a gestão da logística reversa da empresa. Normalmente tem suas próprias regras quanto à revisão dos produtos devolvidos e pode exigir que o estoque seja bloqueado a fim de fazer tais verificações.

Embora não seja o mais desejável, em ocasiões ocorrem os denominados recebimentos cegos, ou seja, chega um pedido sem ter conhecimento prévio dele ou em uma hora diferente da estabelecida. Nesse caso, é interessante contar com um plano de atuação para gerenciá-lo com eficácia.

Um sistema de gerenciamento de armazém (WMS) é de grande ajuda em situações como esta, pois é capaz de dirigir a atividade sem interferir nas demais operações do armazém e sem desorganizar o controle de estoque.

Além disso, como parte dessa fase é necessário etiquetar a mercadoria com o sistema de identificação manuseado pela empresa e definir uma localização para ela no armazém.

Os ingredientes de um bom recebimento de mercadorias no armazém

No recebimento de mercadorias quais conceitos são fundamentais para otimizar o recebimento da mercadoria no armazém? É necessário considerar os seguintes aspectos, pois são eles que vão permitir a criação de um processo de entradas eficaz:

- Adaptar o planejamento das entradas às possibilidades do layout do armazém

A relação entre o layout do armazém e o planejamento de operações como o recebimento da mercadoria é bidirecional. Ou seja, na fase embrionária de um projeto de layout do armazém é preciso considerar a disposição das docas de carga, as características que devem ter em função dos caminhões e o tipo de mercadoria que transportam, assim como a quantidade de acessos necessária (prevendo possíveis ampliações futuras).

Da mesma forma, a gestão da entrada (e da saída) da mercadoria deve ser planejada a partir da infraestrutura disponível.

- Avaliar a possibilidade de automatização de tarefas no recebimento da mercadoria

Em ocasiões, a saturação dos pontos de acesso ao armazém pode ter origem não em um planejamento deficiente, mas sim em mudanças estruturais que configuram a forma de trabalhar da própria empresa. Por exemplo, que esteja apresentando um crescimento nas vendas que, pouco a pouco, vai aumentando o nível de atividade global do armazém.

Antes de chegar a um ponto crítico, é conveniente analisar processos, detectar pontos de melhoria e encontrar soluções para agilizá-los. Nesse sentido, a automatização de algumas das tarefas que compreendem o recebimento da mercadoria gera resultados muito positivos quando o armazém for adjacente à fábrica, pois os movimentos de entrada de produto são repetitivos e facilmente previsíveis.

Para exemplificar podemos citar as empresas Dafsa e Firat Food, que trabalharam com a Mecalux para a implantação de sistemas automáticos em seus armazéns. Ambas contam com um circuito de transportadores junto às docas de carga e descarga economizando deslocamentos dos operadores.

Esses foram equipados com postos de inspeção de paletes que executam o controle de qualidade, verificando o gabarito e o estado das cargas, além de registrá-las e atualizar o estoque em tempo real graças ao Easy da Mecalux.

- Estabelecer regras que regulem todo o processo de recebimento de mercadorias

Quanto mais padronizada for a operação, menos incidentes ocorrerão. De fato, contar com um Sistema de Gerenciamento de Armazéns representa um grande avanço para protocolar as tarefas. Com um WMS, as anotações em papel desaparecem e tudo fica integrado no mesmo lugar facilitando o acesso e controle das informações.

O sistema permite realizar funções de recebimento de mercadoria como adicionar a previsão de estoque que entra, registrá-lo, etiquetá-lo e gerenciar sua localização otimizando o espaço disponível. Além disso, o WMS auxilia na organização de tarefas mais complexas como a gestão de recebimentos cegos, devoluções e cross docking.

Como conclusão, além das fases de recebimento da mercadoria e das diferentes estratégias que permitem sua otimização, é impossível que as operações sejam eficazes se os operadores não tiverem recebido treinamento suficiente para realizá-las. Tanto se houver um WMS funcionando no armazém quanto se não houver, a capacidade dos trabalhadores é uma peça crucial sem a qual o quebra-cabeças do armazém eficiente não encaixa.

Se você acredita que seus processos logísticos no armazém, incluindo o recebimento da mercadoria, podem ter uma margem de melhoria, não hesite em entrar em contato conosco. Um dos especialistas da Mecalux se encarregará de analisá-los detalhadamente e oferecerá soluções adaptadas aos seus problemas particulares.