Controle de inventário: fundamental para oferecer um bom serviço ao cliente

O controle de inventário consiste em conhecer o estado da mercadoria de uma empresa, incluindo matérias-primas, produtos semiacabados e produtos acabados.

Há empresas que precisam apenas fazer um controle periódico de suas referências. No entanto, outras necessitam de um gerenciamento do estoque muito mais extenso, pois possuem processos de produção, uma maior rotatividade de produtos e recebem devoluções dos clientes (é o que se denomina logística reversa). Seja qual for o caso, o controle de inventário é uma atividade fundamental para conseguir uma maior rentabilidade.

Neste artigo veremos o que é o controle de inventário, por que agora é tão necessário que as empresas gerenciam um número crescente de referências e como deve ser implementado.

O que é o controle de inventário?

O controle de inventário engloba um conjunto de processos e métodos destinados a supervisionar o estoque de uma empresa. Ao conhecer detalhadamente toda a mercadoria de uma empresa, é possível planejar e organizar melhor seus fluxos e operações.

O controle de inventário inclui o gerenciamento do estoque, que consiste em registrar a aquisição e comercialização dos produtos. Uma empresa deve ter um estoque mínimo para prestar um serviço e determinar seu ponto de pedido, ou seja, o momento em que a ordem de reabastecimento deve ser lançada.

Dessa forma, podemos fazer o balanço de artigos que entram e saem do armazém para saber sua disponibilidade. O controle do inventário obriga a considerar as flutuações da demanda, o lead time e o funcionamento do negócio para definir a quantidade de produtos necessários para atender adequadamente o cliente.

Por que fazer um controle de inventário?

O que realmente se busca com o controle de inventário são dois objetivos básicos: minimizar o custo de armazenanamento e oferecer um excelente serviço aos clientes.

Ter o estoque ideal mantendo o balanço correto de estoque nos armazéns é essencial para a rentabilidade das empresas. O motivo é que as rupturas de estoque poderiam causar atrasos e reclamações por parte dos clientes.

Por outro lado, não é desejável haver um excesso de estoque, porque acarreta um custo adicional e a mercadoria poderia ficar obsoleta.

Como fazer um controle de inventário?

O controle de inventário é um processo que pode ser realizado de três modos diferentes:

• Papel ou manual. Os operadores têm uma lista do catálogo de produtos, percorrem o armazém verificando o número de artigos disponíveis de cada referência e, em seguida, anotam essa cifra no papel. O inconveniente desse método de trabalho é que podem ser cometidos erros, portanto é viável unicamente para pequenas empresas com níveis de estoque e rotatividade mínimos.
• Excel. Com este programa é possível fazer listas dos artigos do armazém. Ao contrário do papel, o Microsoft Excel oferece planilhas específicas para fazer inventários permitindo inclusive coletar os dados diretamente dos leitores de códigos de barras. No entanto, praticamente todo o processo de inserção de dados é manual, por isso a probabilidade de que ocorram erros é bastante elevada.
• Sistema de Gerenciamento de Armazém: Fica claro que fazer o controle de inventário de forma manual é exaustivo e o risco de cometer erros é muito elevado. Por outro lado, um WMS (como o Easy WMS da Mecalux) elimina o papel, agiliza o controle de inventário e acaba com os erros. Esse software controla todas as entradas e saídas dos produtos, por isso pode fazer um controle integral e seguro dos processos superados por cada artigo.

A cada quanto tempo deve ser feito o controle de inventário?

As empresas devem estabelecer uma periodicidade para fazer o inventário, embora isso dependa de fatores como o número de produtos disponíveis, o tamanho do armazém e o número de operadores.

O controle de inventário pode ser periódico (por exemplo, mensal, trimestral, semestral ou anual), o que exigirá o envolvimento de uma boa parte do pessoal durante um ou vários dias e, provavelmente, as operações do armazém tenham que ser interrompidas. Além de exigir um esforço significativo, podem ocorrer erros porque não deixa de ser uma tarefa manual.

Também pode ser realizado um inventário cíclico. Trata-se de ter disponível certas referências com mais frequência do que outras, de acordo com suas características comuns ou rotatividade (seguindo o método ABC). Ao contrário do inventário anual ou semestral, garante um levantamento mais rigoroso das referências armazenadas, o que reduz o risco de rupturas de estoque.

Finalmente, o ideal é poder fazer um controle de inventário permanente. Ou seja, um inventário atualizado em tempo real, registrando constantemente todos os movimentos de estoque (desde as entradas e saídas até os movimentos internos). Isso só é possível mediante um WMS, uma vez que este sistema faz um acompanhamento dos produtos que se recebem, permanecem e expedem de forma automática. Com um inventário permanente se reduz custos e desaparecem os erros e as interrupções na operação.

Inventário físico vs inventário contábil

É preciso ter cuidado para não confundir o inventário físico com o inventário contábil. O físico refere-se à organização real das mercadorias dentro do armazém. Enquanto o inventário contábil está relacionado ao valor monetário dessa mercadoria.

O objetivo de fazer um controle de inventário físico é garantir que as unidades registradas no sistema estejam de acordo com as que realmente estão nas estantes. E quando há diferenças pode ser devido a um erro de picking, um furto, etc. Portanto é necessário ser ajustado.

O controle de inventário contábil busca que o valor monetário do estoque adquirido esteja de acordo com o expedido. Isso é problemático quando uma mesma referência foi comprada com preços diferentes, porque uma vez depositadas nas estantes, não haverá diferenças entre as mesmas. E aqui entram métodos contábeis como o FIFO (first in, first out, o valor do último produto expedido é o do produto mais antigo), LIFO (last in, first out, o valor do expedido é o do produto mais recente) ou PMP (preço médio ponderado, onde se utiliza um preço médio).

Em qualquer caso, para fazer um bom controle do inventário contábil, é imprescindível que o controle do inventário físico seja exaustivo. Se não tivermos conhecimento dos produtos que realmente existem no armazém, será impossível atribuir um valor econômico ao estoque da empresa. 

Os produtos sob controle

O objetivo de fazer um controle de inventário é facilitar as operações do armazém. Uma boa organização da mercadoria tem uma influência positiva em todas as atividades desenvolvidas na instalação.

Ao conhecer com precisão a disponibilidade dos artigos no armazém, a eficácia da empresa é muito maior e melhora, por sua vez, a imagem corporativa. Permite organizar as reposições, a processamento de pedidos ou enfrentar as mudanças da demanda com facilidade. A empresa armazena estoque suficiente para atender seus clientes, inclusive quando ocorre um aumento nas vendas.

Controlar o inventário também ajuda a aproveitar melhor os recursos do armazém. Por exemplo, ao armazenar os artigos indispensáveis para a realização do serviço, estes ocupam unicamente um espaço limitado.

Quantos mais dados e informações se tem sobre os produtos do armazém, mais fáceis e bem-sucedidas serão as decisões de melhoria tomadas. Por isso é importante ter um Sistema de Gerenciamento de Armazém como o Easy WMS da Mecalux. Entre em contato conosco para que possamos assessorá-lo sobre os recursos que esse software oferece e como pode ajudá-lo a controlar seu inventário em tempo real.