Inventário periódico: uma contagem mais frequente do estoque para obter uma maior precisão

O inventário periódico é um dos modos mais habituais de fazer inventários. É o processo através do qual as empresas fazem um controle da mercadoria em seu armazém e que, como seu próprio nome indica, ocorre periodicamente (pode ser mensal, trimestral, semestral ou anual).

O inventário periódico não deixa de ser um inventário físico, ou seja, uma operação manual que exige que os operadores percorram o armazém contando, um por um, os produtos armazenados nas estantes. Portanto, precisa de uma organização impecável para ser feito com rapidez e sem cometer erros.

Neste artigo veremos as vantagens e desvantagens dessa operação, assim como as diferenças entre essa forma de fazer inventários e outros tipos, como o inventário permanente.

O que é o inventário periódico e em que consiste

O inventário periódico é um controle do inventário que é efetuado de forma manual a cada certo tempo, normalmente várias vezes por ano. Consiste em fazer uma contagem das localizações do armazém para determinar com exatidão a quantidade de produtos armazenados em uma data específica.

A mercadoria é um dos maiores ativos de qualquer empresa. Consequentemente, manter um rigoroso controle do estoque e fazer o inventário é uma das prioridades de qualquer empresa. O objetivo é evitar quebras de estoque que possam provocar atrasos na entrega de pedidos ou, em sua falta, o excesso de estoque, que consiste em armazenar produtos que superem a demanda, o que acarreta custos para a empresa.

Para ser eficiente, a empresa que fizer um inventário periódico deve especificar com antecedência as datas exatas em que será feita a contagem. Dessa forma, os operadores podem se organizar para fazê-lo de forma correta. O mais adequado é priorizar as épocas de menor atividade empresarial para não atrapalhar outros processos.

Vantagens e desvantagens do inventário periódico

Tal como mencionamos, o inventário periódico é um inventário físico que ocorre com certa regularidade.

Uma de suas vantagens é que não necessita de nenhum sistema automático para registrar os dados: os operadores só precisam de um lápis e papel para anotar a quantidade de artigos disponíveis no armazém (em armazéns pequenos o inventário é mantido através de um Excel, embora seja uma prática pouco recomendável).

Além disso, ao percorrer todo o armazém contando os artigos armazenados, os operadores podem verificar visualmente se os mesmos estão em bom estado.

Finalmente, se pode comparar o número de artigos reais no armazém com a quantidade registrada no inventário teórico ou contábil (o que manuseia o sistema de gerenciamento de armazém ou o ERP).

No entanto, a principal desvantagem do inventário físico é que, ao ser manual, existe um risco elevado de que se cometam erros. Por isso, nas empresas pequenas é melhor guardar poucos produtos em seus armazéns e com um baixo valor unitário por produto.

Cabe destacar que é um processo que exige tempo e recursos. Para ser feito adequadamente é necessário parar por completo ou de forma parcial as operações do armazém e dedicar horas a contar os produtos em cada localização.

Da mesma forma, com o inventário periódico só obteremos um retrato fiel da situação do armazém em épocas específicas do ano, pelo qual não teremos informação em tempo real nem evitaremos que ocorram desajustes.

Inventário anual vs. inventário periódico

Quando fazer o inventário? Embora não exista um momento obrigatório em que as empresas devem fazê-lo (dependerá da organização interna de cada empresa), é recomendável ser efetuado, no mínimo, com uma periodicidade anual. Caso contrário, poderiam ocorrer importantes desajustes entre o inventário contábil e o físico, assim como repetidas quebras de estoque.

O inventário anual, como seu próprio nome indica, é a contagem realizada apenas uma vez por ano. A operação em si é a mesma que vimos até agora: os operadores percorrem o armazém contando seus estoques.

A vantagem do inventário periódico em relação ao anual é que as informações estarão mais atualizadas (quanto maior assiduidade, maior precisão). No entanto, tal como mencionamos, é uma operação que consome muito tempo e recursos (sobretudo se essa tarefa se repete várias vezes ao longo do ano).

Por isso, algumas empresas optam por fazer um inventário periódico em vez de um anual se, ao longo do tempo, tiverem problemas de estoque, o que revela que fazer uma única contagem por ano é insuficiente.

Inventário cíclico vs. inventário periódico

O inventário cíclico consiste em contar periodicamente grupos de referências em vez de ter que contar todo o estoque do armazém de uma vez.

Caso se opte pelo inventário cíclico, é necessário organizar com antecedência como os artigos vão ser contados. Por exemplo, os produtos com maior rotatividade ou valor serão contados mais frequentemente. Também pode ser organizado por área, por tipo de produto, etc.

A cada dia, ou a cada poucos dias, se dedica um tempo limitado para fazer essa tarefa. Dessa forma, não é preciso parar a atividade da empresa tal como ocorre com o inventário periódico ou anual. Portanto, o estoque se mantém mais atualizado para os produtos de maior valor ou saída.

Um inventário cíclico pode parecer mais adequado que um periódico, uma vez que seu impacto na atividade da empresa é menor e permite ter as referências importantes atualizadas. No entanto, seu planejamento pode ser desnecessariamente complexo em armazéns que gerenciam uma variedade de produtos relativamente pequena. Além disso, ao contrário de um inventário periódico, nunca se chega a ter um retrato completo da situação de todo o armazém em um momento específico.

Inventário permanente vs. inventário periódico

Para as empresas que têm muitos produtos não basta fazer um inventário periódico. Na realidade, elas necessitam de um inventário permanente para saber o status dos artigos de seu armazém a cada momento.

O inventário permanente consiste em fazer um registro em tempo real dos movimentos que ocorrem no armazém (recebimentos, armazenamento, preparação de pedidos, expedições, etc.).

Como fazê-lo? Através de um programa de gerenciamento de armazém, como o Easy WMS da Mecalux. Esse software controla e coordena tudo o que ocorre na instalação. Para tal, identifica os artigos a partir do mesmo instante em que chegam ao armazém (com leitores de códigos de barras ou através de etiquetas RFID) e lhes atribui uma localização baseando-se em diferentes parâmetros. Depois, envia instruções aos operadores sobre o que fazer com cada produto a todo o momento.

Do inventário periódico ao permanente

O inventário periódico é um modo de controlar a mercadoria armazenada em um momento determinado. Como vimos, é uma operação que pode ser muito útil para algumas empresas (sobretudo para aquelas com poucas referências armazenadas). No entanto, há outras empresas que necessitam estar sempre informadas sobre o estado de seu armazém para poder tomar decisões de melhoria e atender os clientes sem atrasos.

Seja qual for o caso, é recomendável contar com um Sistema de Gerenciamento de Armazém. Por um lado, para fazer um controle rigoroso da mercadoria e, por outro, caso se queira fazer um inventário físico, para otimizar essa operação.

Instalar um WMS como o Easy WMS é mais simples do que parece. E, sobretudo, é um programa tão intuitivo que facilita o trabalho dos operadores. Como resultado, a empresa pode controlar seu armazém em um curto espaço de tempo desde sua implementação e com total precisão. Entre em contato conosco para que possamos explicar-lhe como o Easy WMS pode ajudá-lo a fazer um inventário eficaz e a potencializar seu negócio.