O inventário físico: controle real da mercadoria no armazém

O inventário físico é um processo que consiste em contar o estoque do armazém, artigo por artigo, para verificar o estoque existente. Um gerenciamento adequado da mercadoria evita quebras de estoque ou excesso de mercadoria (mais conhecido como estoque excessivo).

Ao tratar-se de um processo manual, pode ser um muito trabalhoso. Envolve uma grande parte do pessoal do armazém, por isso exige uma correta organização para realizá-lo da forma mais rápida e eficaz possível.

O estoque é um dos ativos mais importantes de qualquer empresa, para não dizer o mais, por isso é imprescindível fazer um controle rigoroso. Neste artigo analisamos como fazer um inventário físico e responderemos às dúvidas mais habituais geradas por essa operação.

O que é o inventário físico?

O inventário físico é um processo de verificação precisa cuja finalidade é verificar dos produtos armazenados e suas quantidades. Os operadores normalmente percorrem os corredores contando e anotando de forma manual todos os produtos depositados nas estantes.

Dependendo das necessidades da empresa e do número de produtos disponíveis, o inventário pode ser realizado de forma permanente, anual ou rotativa. Em qualquer caso, o mais indicado é que seja realizado em períodos de menor atividade para assim poder destinar mais pessoal a essa operação, efetuá-lo de forma mais rápida, com menos erros e sem interromper outras obrigações.

O objetivo do inventário físico é confrontar os estoques reais do armazém com os registrados no inventário teórico ou contábil (que pode ser gerenciado a partir de um WMS, um ERP ou inclusive de forma mais rudimentar com o Excel).

Qual é a importância do inventário físico?

Um controle do inventário é indispensável para o negócio, porque gera uma maior produtividade. Saber exatamente a localização de cada produto facilita o processamento de pedidos e evita atrasos, o que se traduz em uma maior satisfação dos clientes.

O inventário físico ajuda a identificar números que não batem, verificar suas causas e evitar que tais erros voltem a ocorrer. Poderia acontecer, por exemplo, que um operador fosse incapaz de encontrar um produto teoricamente em estoque. Ao inspecionar todo o armazém, se descobriria que esse produto estava armazenado em uma localização errada e poderiam ser adotadas medidas para reduzir esse tipo de erro.

O inventário físico também ajuda a verificar e garantir que os produtos estejam em boas condições. Ao contar os produtos um por um é possível comprovar visualmente se estão em bom estado. Isso é vital quando se administra uma grande quantidade de referências.

Quem deve fazer o inventário físico?

O inventário físico é uma operação manual, que envolve vários operadores de um armazém (provavelmente será automatizado futuramente com a ajuda de drones). Por isso, é necessário planejar com bastante antecedência para que a equipe possa realizá-lo de modo correto tanto no que se refere ao tempo e à forma, minimizando assim seu impacto na atividade da empresa. O ideal é determinar datas e dias exatos para essa contagem, tal como comentamos, priorizando as épocas de menor atividade empresarial.

O pessoal encarregado de fazer o inventário físico deve ter disponível todos os materiais necessários para tal e estar capacitado para registrar as devidas informações. Além disso, é preciso definir um critério comum para realizar o inventário com rapidez e sem falhas.

O que é preciso para fazer um inventário físico?

É aconselhável que o armazém esteja limpo e organizado. Embora possa parecer óbvio, o chefe de armazém deve zelar o tempo todo pela ordem da instalação, pois isso se traduz em uma maior eficácia e fluidez em todas as operações (incluindo esta).

Em seguida, é necessário decidir os produtos que precisam ser contados (todos os artigos no armazém, os artigos em um corredor concreto, os que estão em uma localização, etc.).

O inventário físico pode ser feito em suporte digital ou com uma lista impressa. No caso de optar pelo papel, os operadores devem ir anotando o número de artigos que contarem de cada tipo. Se for digital, com a ajuda de um terminal de radiofrequência, os operadores leem o código de barras de cada produto e indicam a quantidade.

Um sistema de gerenciamento de armazém, como o Easy WMS da Mecalux, é uma ferramenta que facilita imensamente a realização de um inventário físico. Esse software envia instruções aos operadores sobre os artigos a localizar para que a contagem global seja mais eficaz.

Como se realiza um inventário físico no armazém?

Neste ponto é inevitável se perguntar como fazer um inventário de modo prático. A dinâmica em si é muito simples: os operadores percorrem o armazém com uma lista de produtos, contam e anotam a mercadoria localizada nas estantes.

Há duas formas de realizar essa operação: com um inventário geral ou um seletivo. A escolha entre um método ou outro dependerá da precisão que necessitemos e da facilidade para interromper a atividade do armazém durante várias horas, embora ambos possam ser complementares. Por exemplo, podemos contar alguns artigos específicos com maior frequência e fazer um inventário de todo o armazém anualmente.

Inventário geral

Trata-se de um inventário global, onde se faz a contagem de todos os produtos do armazém ao mesmo tempo. Em função do número de produtos disponíveis, das distâncias que é necessário percorrer e dos operadores atribuídos a esse trabalho, a operação pode levar mais ou menos tempo.

Esse inventário obriga a parar as demais operações do armazém durante o tempo que for necessário. No entanto, os resultados são muito mais rigorosos.

Inventário seletivo

Abrange um grupo de produtos previamente selecionados (por exemplo, referências ou corredores determinados) e é executado periodicamente, cada vez que for necessário verificar se o estoque físico corresponde ao inventário contábil.

Embora esse processo possa parecer mais longo com o tempo (as contagens podem ser feitas com muita frequência), a vantagem é que não é preciso parar as demais operações do armazém.

Inventário e gerenciamento de estoque

Todas as empresas devem comprovar os estoques disponíveis em seus armazéns. O inventário físico serve, basicamente, para ter um maior controle de estoque. Dessa forma, se gerencia de uma forma mais eficaz o armazém, o que significa oferecer um serviço superior ao cliente e ser uma empresa mais competitiva.

Para controlar a mercadoria com maior precisão, é recomendável instalar um sistema de gerenciamento de armazém, uma vez que permite manter um inventário permanente. Por um lado, o WMS identifica os produtos desde quando chegam ao armazém e controla sua rastreabilidade em tempo real. Por outro, no momento adequado, envia instruções aos operadores sobre como fazer o inventário físico com rapidez e sem erros.

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