As vantagens de automarizar o controle das entradas e saídas do armazém

O objetivo do controle das entradas e saídas do armazém consiste em refletir as flutuações de inventário com a máxima precisão. Com isso é possível conhecer a fundo o fluxo das mercadorias e avaliar se o layout e o funcionamento da instalação estão respondendo com eficácia.

Nesse artigo revelamos como conseguir um controle eficaz das entradas e saídas do armazém com objetivo de manter um elevado nível de serviço. Também abordaremos as vantagens proporcionadas por um WMS no registro dos fluxos de materiais.

Desafios habituais no controle das entradas e saídas de estoque

É complicado executar um controle exaustivo e sem falhas das entradas e saídas do estoque, especialmente se for realizado de forma manual, por exemplo, com o Microsoft Excel.

Alguns dos problemas mais habituais são:

• Falta de padronização no registro de mercadorias ou deficiências em seu cumprimento.
• Incoerências entre os dados de inventário exibido pelo sistema e as mercadorias que estão fisicamente no armazém.
• A ausência de um sistema de codificação harmonizado para todas as referências.
• Falhas no registro de informações do estoque que é compartilhado por toda a empresa, algo que complica a gestão do abastecimento realizada pelo departamento de compras.

Uma solução para a maioria das falhas no controle das entradas e saídas do armazém é contar com um WMS que informatize os dados e organize o processo de forma automática.

Assim, os sistemas de gerenciamento de armazém são integrados nos dispositivos de identificação (scanners ou terminais de radiofrequência, por exemplo), que originam um método de trabalho guiado e otimizado a todo o momento.

Por que automatizar o controle das entradas e saídas do armazém

Para analisar as vantagens do uso do software de gerenciamento de armazém para controlar as entradas e saídas do estoque do armazém, utilizamos como base o Easy WMS da Mecalux.

- Radiografia do controle de entradas com um WMS

No recebimento de mercadorias, a área de trabalho no armazém é composta por diferentes fases que compreendem movimentos físicos de mercadoria, atividades dedicadas à verificação de documentos e outras tarefas executadas pelo operador como a etiquetagem, por exemplo.

No entanto, por trás de cada recebimento de mercadoria existe um grande leque de possibilidades. Durante esse processo logístico, podem surgir questões, tais como: que passos devemos seguir para um recebimento multirreferência? Como atuar diante de um recebimento não planejado para não gerar pontos de estrangulamento? E se ainda por cima estivermos falando de cross-docking ou de devoluções?

Com um WMS estamos preparados para responder com eficácia diante de cada situação, mantendo o controle das entradas e saídas do armazém o tempo todo. Fisicamente, o software se integra com sistemas que transmitem informação no controle de entradas. Os mais comuns são:

• Postos de Inspeção de Entradas (PIE): em muitos armazéns automáticos o controle de entrada e saída de mercadorias é realizado com a mínima intervenção humana. Os PIEs verificam o status dos paletes e transmitem os dados ao WMS (que, por sua vez, se encarrega de enviá-los ao banco de dados do ERP).
• Terminais de radiofrequência: o operador escaneia os códigos de cada contêiner e verifica a informação seguindo as instruções indicadas pelo WMS.

Uma vez que a informação entra no sistema de gerenciamento de armazém, este adapta seu funcionamento ajustando as tarefas ao tipo de recebimento. O WMS estabelece as seguintes etapas: atribui a mercadoria que entra a um pulmão de entradas (uma área de armazenamento temporária) ou se encarrega de enviá-la diretamente para um equipamento de movimentação, seja este automatizado ou manual, que possa armazená-la.

Utilizando como base o modelo do Easy WMS, temos aqui algumas das funções relacionadas aos diferentes tipos de entrada de mercadoria na instalação:

• Recebimento do fornecedor: trata-se de um processo padrão que se aplica a qualquer tipo de entrada de mercadorias. Esta função confere os dados da ordem de compra com a informação da etiqueta da mercadoria ao introduzi-la no estoque.
• Recebimentos de contêineres completos: são as mais rápidas, pois foram pensadas para a mercadoria que chega em paletes de uma única referência. Portanto, o estoque é registrado por blocos e o sistema atribui uma identificação automática para cada volume.
• Recebimentos de mercadoria multirreferência: ao contrário do anterior, essa funcionalidade abrange o controle de entradas de paletes que contêm várias referências, de modo que cada SKU é registrado separadamente.
• Recebimentos pré-avisados (também conhecidos como ASN, Advanced Shipping Model): a entrada da mercadoria é prevista antecipadamente, portanto os dados já constam no WMS ao terem sido transmitidos pelo ERP. Embora ainda não existam fisicamente no armazém, são criados contêineres no sistema e, uma vez que chegam os paletes, as informações físicas e digitais se juntam.
• Recebimentos cegos: permite abrir uma ordem de entrada de estoque sem que esta tenha sido planejada antecipadamente no sistema. O operador a cria no terminal de radiofrequência. O objetivo é continuar com a atividade do armazém e que esta mercadoria não represente um bloqueio no controle de entradas.

Vejamos dois casos especiais no controle de entradas:

• Gestão das devoluções: o procedimento se adapta às particularidades vinculadas à devolução de mercadoria que entra. São adicionadas ao estoque do armazém e seu status vai sendo atualizado ao longo do processo de controle de qualidade. O habitual é situá-las em uma área reservada para executar os procedimentos sem atrapalhar as restantes tarefas.
• Operações de cross-docking: o sistema guarda a rota direta para as localizações de cross-docking ou envia as mercadorias recebidas diretamente para a expedição (cross-docking puro). O WMS organiza a distribuição desse estoque cruzando as informações com os dados de saídas programadas.

- Opções para o controle das saídas com um WMS

O controle das saídas tem uma importância fundamental na atividade do armazém. No final, toda a organização do picking depende da prioridade estabelecida nas expedições. Com os WMS existem várias formas de controlar o processo de expedições:

• Controle das ordens de saída através de status: a visibilidade das expedições é fundamental para uma rápida detecção de incidentes. Por isso, o sistema facilita a identificação de cada alteração na ordem de expedição com status como: em espera, em falta de estoque, liberada (chegou a data de expedição), em preparação (já está integrada nas rotas de picking), pausada, fechada ou completada e cancelada (caso seja anulada por alguma razão).
• Seleção estratégica de prioridades nas ordens de saída: o sistema processa uma grande quantidade de informação logística vinculada aos envios para logo ordenar o picking. Por exemplo, considera as rotas de expedição, as paradas existentes (os paletes são organizados dentro do caminhão em função de onde farão sua primeira parada), a capacidade de empilhamento das mercadorias (sobretudo em paletes multirreferência, é essencial para que a mercadoria não chegue danificada), a localização do estoque no armazém, entre outros fatores.
• Controle da etapa final das saídas: o WMS ajuda a verificar se os produtos provenientes do picking são corretos. Em seguida são desagrupados (se previamente as mercadorias foram consolidadas), empacotados e depositados à espera de serem coletados pelos transportadores.

O papel do controle das entradas e saídas do estoque na gestão do armazém

O controle das entradas e saídas dos produtos do armazém permite melhorar a visibilidade em relação aos movimentos das mercadorias que acontecem na instalação de armazenagem.

Ao ser realizado de forma automática com o auxílio de um WMS, o sistema coloca à disposição do responsável pelo armazém informações relevantes para a tomada de decisão. Estas não só afetam o trabalho na instalação, como também têm um impacto essencial nas tarefas de abastecimento e gestão de estoque.

Se em sua instalação o controle das saídas e entradas do estoque no armazém for feito de forma manual com papel ou outros programas como o Excel, você pode solicitar uma demonstração do Easy WMS. Um dos especialistas da Mecalux mostrará para você o potencial que esse WMS tem para a gestão de inventário automático de entradas e saídas.