O aprovisionamento: fator-chave para um serviço eficiente

Existe uma relação muito estreita entre o aprovisionamento e o serviço oferecido por uma empresa, pois qualquer companhia precisa abastecer-se antes de recursos para poder desenvolver sua atividade. O aprovisionamento está relacionado ao fluxo constante de suprimentos, materiais e serviços. Para que seja eficiente, é indispensável um correto gerenciamento do estoque.

No momento de organizar o aprovisionamento de estoque no armazém, é básico se perguntar: quando devo fazer um pedido e quantas unidades de cada produto preciso. Neste artigo respondemos a essas questões, analisamos o ciclo de aprovisionamento e detalhamos as operações relacionadas a esse processo.

Definição de aprovisionamento

O que é o aprovisionamento? Aprovisionamento é a operação logística cujo objetivo é prover de matérias-primas ou mercadoria em geral um armazém, centro logístico, fábrica ou loja, para garantir o correto desenvolvimento da atividade empresarial (produção, distribuição ou venda). O conceito de aprovisionamento também se associa a termos como suprimento ou provisão.

Do ponto de vista do armazém, o significado de aprovisionamento está associado ao ponto de pedido. Quando o estoque de uma certa referência está abaixo de um nível previamente definido (mediante o Modelo de Wilson, por exemplo), deve ser lançada uma ordem de compra ou de reabastecimento para evitar que ocorra uma quebra de estoque, pois isso significaria perder vendas ou inclusive exigiria parar a produção. Por isso, o gerenciamento de aprovisionamento é crucial para o desenvolvimento do negócio.

O ciclo de aprovisionamento

O ciclo de aprovisionamento abrange todas as operações, ou seja, desde que é efetuada a compra ou pedido dos estoques até o produto ser recebido nas instalações (armazém, fábrica ou loja).

Tal ciclo varia de acordo com o tipo de empresa, que podem ser fabricantes/industriais ou empresas comerciais.

• Empresa produtora ou industrial: o ciclo de aprovisionamento conecta o armazém à fábrica. A matéria-prima é armazenada nas estantes até ser necessária nas linhas de produção. Quando a matéria-prima é transformada no produto final, este é armazenado à espera de ser expedido.
• Empresa comercial: neste caso o ciclo de aprovisionamento é mais simples, uma vez que o produto comercializado não necessita de nenhum tipo de transformação. A empresa compra e armazena os bens já acabados até serem expedidos para o cliente final, para uma loja física ou qualquer outro armazém.

Quais operações influenciam o processo de aprovisionamento?

Para termos um aprovisionamento eficiente devemos considerar as seguintes operações:

• Análise de necessidades. Quais recursos são necessários para realizar a atividade da empresa durante um período específico? É importante estabelecer a quantidade de materiais, suprimentos e serviços que necessitaremos para fabricar ou comercializar um produto.
• Compra. Transação pela qual obteremos as quantidades adequadas dos recursos e serviços necessários ao menor preço possível. É primordial escolher um fornecedor que, além de oferecer um preço competitivo, garanta a qualidade e o cumprimento do prazo de entrega estabelecido. O lead time é aquí um fator determinante.
• Recebimento e armazenamento. Os recursos são recebidos na área de docas e armazenados nas estantes até serem necessários nas linhas de produção. Os produtos acabados também são armazenados assim que saem da fábrica.
• Abastecimento e expedição. É preciso fornecer à fábrica os recursos necessários para ter uma atividade produtiva ininterrupta e, da mesma forma, expedir a mercadoria que abastecerá outro armazém ou loja física. Nesse ponto é especialmente importante ser eficientes: o excesso de estoque pode provocar pontos de estrangulamento, além de aumentar os custos de armazenagem.
• Gerenciamento de estoques. Um gerenciamento do estoque eficiente exerce influência direta sobre o desempenho de todas as operações envolvidas no ciclo de aprovisionamento.

As operações relacionadas ao aprovisionamento envolvem inúmeros departamentos da empresa: desde administração e compras, que se encarrega de planejar a aquisição de mercadoria, até a expedição da mercadoria ao cliente, já no armazém. A organização e coordenação entre cada uma das operações é um fator-chave para conseguir um aprovisionamento eficiente.

Problemas decorrentes de um aprovisionamento ineficaz

Caso o aprovisionamento não seja gerenciado de uma forma eficaz, corremos o risco de enfrentar sérios problemas. Os mais comuns são:

• Desabastecimento ou quebra de estoque. Ficar sem estoque significa perder vendas, reduzir a produtividade ou, inclusive, ser obrigado a parar a fabricação porque as linhas de produção ficaram sem os recursos indispensáveis para desenvolver sua atividade. É recomendável ter um estoque de segurança para enfrentar qualquer imprevisto relacionado às mudanças na demanda evitando assim uma quebra de estoque.
• Estoque inativo. Ocorre quando se adquire mais produto do que realmente é necessário, o que faz com que o estoque se torne obsoleto causando despesas de armazenamento desnecessárias.
• Dependência dos fornecedores. Ocorre quando a empresa utiliza o método de aprovisionamento just-in-time. O que isso significa? Os suprimentos são adquiridos à medida que são necessários, portanto, qualquer incidente com os fornecedores afetará todo o ciclo de aprovisionamento.

Todos os problemas relacionados a processos de aprovisionamento ineficientes têm uma consequência em comum: um notável aumento dos custos operacionais. Um bom gerenciamento de aprovisionamento nos permitirá oferecer menores preços, melhores serviços e, em suma, ser mais competitivos.

O aprovisionamento com um WMS

Podemos melhorar o gerenciamento de aprovisionamento através de um software de gerenciamento de armazém? Categoricamente, sim. Ter um armazém organizado e coordenado é um fator-chave para conseguir um gerenciamento de aprovisionamento eficiente e rentável para a empresa.

Através de um WMS podemos gerenciar o nível de estoque em função da estratégia de abastecimento: just-in-time, sincronizado com produção ou sob um estoque de segurança.

Por exemplo, o Easy WMS da Mecalux oferece o módulo WMS para ambiente produtivo que garante o aprovisionamento ininterrupto de matéria-prima às linhas de produção, uma vez que sincroniza o estoque-pulmão com o da produção. Isso exige monitorar de forma exaustiva o status das matérias-primas e a quantidade exata que foi utilizada em cada etapa. Entre outras funções, tal módulo gerencia a lista de materiais (BOM), uma lista completa das matérias-primas, as peças e as ferramentas necessárias para fabricar um determinado produto.

O sistema, conectado a um MES, também sincroniza as operações do armazém com os processos de produção para garantir seu abastecimento e proporcionar rastreabilidade a todos os processos, assim como a visibilidade dos artigos em tempo real.

O melhor aliado da cadeia de produção

Uma das tarefas mais importantes de toda a cadeia de suprimentos é a gerenciamento de aprovisionamento. Controlar o inventário para definir a quantidade de estoque com o qual trabalhar, assim como a periodicidade nos pedidos de suprimentos para satisfazer as necessidades da cadeia produtiva é mais complexo do parecer.

Para consegui-la, a Mecalux oferece as melhores soluções logísticas, tanto de armazenamento quanto de gerenciamento, pois através delas você conseguirá obter um eficiente gerenciamento de aprovisionamento. Se acredita que a digitalização dos processos é sinônimo de sucesso e rentabilidade empresarial, não hesite em entrar em contato com a Mecalux, teremos prazer em ajudá-lo a encontrar a solução logística que melhor se adapte às suas necessidades.