Organograma de um armazém, posições e suas funções

Um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de armazéns está relacionado às habilidades e organização do pessoal que diariamente se encarrega de processos como recebimento, armazenamento e expedição de mercadorias. Como se organiza?

O que é o organograma de um armazém?

O organograma de um armazém é a representação gráfica da estrutura desse departamento. Geralmente, inclui as posições, responsabilidades e nomes das pessoas que o formam e gerenciam, assim como mostra um diagrama gráfico que representa suas relações hierárquicas. Permite visualizar de forma clara e organizada como as funções e atividades são distribuídas dentro desse espaço.

Segundo o Instituto de Ciência e Inovação em Engenharia Mecânica e Engenharia Industrial (INEGI), os armazéns e seu gerenciamento estão adquirindo uma posição cada vez mais determinante na cadeia de suprimentos e nos resultados dos negócios. Isso confere aos cargos relacionados a essas instalações maior responsabilidade e autonomia. Quase todas as empresas têm algum tipo de armazém, independentemente de seu tamanho, nível de tecnologia ou complexidade.

Como o organograma do armazém evoluiu nos últimos anos?

O aumento das vendas online fez com que os armazéns sofressem transformações para enfrentar entregas mais rápidas e flexíveis sem disparar os custos, muitas vezes através da automação.

O nível de expectativas dos clientes em termos de qualidade do serviço é cada vez maior e a preparação de pedidos passa por uma maior personalização. Em um contexto em constante mudança, o armazém, seu organograma e sua otimização desempenham um papel decisivo para o sucesso das operações empresariais.

Qual o impacto do organograma no gerenciamento do armazém?

Tradicionalmente, o gerenciamento do armazém dependia de departamentos que também englobam outras tarefas e trabalhadores como Compras, Produção ou Logística. No entanto, pode ocupar um lugar preferencial em organizações cujas principais atividades estejam vinculadas ao armazenamento, como os fornecedores logísticos, ou situar-se em níveis inferiores da hierarquia em outros tipos de empresa.

O organograma influencia o gerenciamento do armazém da seguinte forma:

• Definição de responsabilidades
• Coordenação de atividades
• Otimização de processos
• Melhor comunicação interna

O que considerar ao elaborar o organograma de um armazém?

Não existe um modelo único de organização aplicável a todas as empresas. A estrutura adequada será aquela que permita ao negócio, alcançar seus objetivos com seus recursos materiais e humanos, ou seja, com os existentes ou com aqueles que é necessário incorporar. A base de um bom organograma de armazém consiste em determinar as funções a executar, estabelecer os postos de trabalho, agrupá-los e estabelecer as relações entre eles.

Quais responsabilidades e posições devem ser incluídas no organograma?

Uma opção para a elaboração do organograma do armazém é ter como ponto de partida o gerenciamento de processos logísticos e designar um responsável para cada um deles. Dessa forma, no posto ligado a uma maior tomada de decisão, haveria uma pessoa responsável pelo armazém e, no nível seguinte, pessoas encarregadas de seus subprocessos, ou seja, recebimento, armazenamento e movimentação de mercadorias.

• Responsável pelo recebimento. Controla os processos de entrada de mercadoria desde sua chegada até sua transferência para a área de armazenamento. Isso envolve a atribuição ou leitura de um código identificador ou chip RFID dos artigos, que normalmente já vem incorporado. Graças a ele e através do uso de um sistema de gerenciamento de armazém, é possível ter uma visibilidade total de todos os produtos que estão na instalação.
• Responsável pelo armazenamento. Encarrega-se de localizar as mercadorias no lugar adequado, seja de forma manual ou com a ajuda de alguma ferramenta de gerenciamento. Pode atribuir localizações predeterminadas ou utilizar uma organização aleatória.
• Responsável pelo movimento. Monitora o cumprimento das regras de transferência da mercadoria tanto no que se refere aos deslocamentos internos quanto em suas expedições. Sabe quais são os métodos de manuseio de materiais mais indicados para cada operação e como gerenciá-las. Também controla a preparação de pedidos e, no caso de fornecimento de materiais às linhas de produção, seu respectivo abastecimento.
• Gerente do armazém. Supervisiona e coordena as restantes operações. Suas funções incluem falar com seus fornecedores, o controle do pessoal sob sua responsabilidade, o relacionamento com o departamento de Compras, a detecção do material que será necessário, a elaboração de relatórios e resolver tudo aquilo que esteja pendente. Deve estar informado de todos os elos da cadeia de suprimentos de sua empresa e corrigir os processos ineficazes que identificar.

Essas tarefas, presentes em qualquer armazém, podem ser distribuídas entre um superior e três cargos intermediários, embora possam recair, por exemplo, em uma única pessoa, dois trabalhadores ou outras configurações. Outra opção é dividir o trabalho dessa instalação por áreas, seja por temperatura, destino final das mercadorias ou outros critérios.

O objetivo final do organograma do armazém é que as informações, produtos e matérias-primas circulem da melhor maneira possível nesse espaço organizacional. Sua estrutura dependerá das necessidades e características específicas de cada empresa.

Há outras obrigações que não podem ser ignoradas, como manter as instalações limpas e bem organizadas. Também deve monitorar o cumprimento das normas de segurança e higiene do trabalho, pois o ambiente será mais seguro, saudável e agradável.

Adaptar seu armazém ao seu organograma

Criar o organograma do armazém e distribuir funções entre funcionários e responsáveis é fundamental para o sucesso da logística. Embora não exista um único modelo de organização aplicável a todas as empresas, convém prestar atenção a essa ferramenta e desenvolver um organograma próprio para otimizar processos, coordenar atividades e melhorar a comunicação interna do armazém.

Além de elaborar um organograma, ter instalações devidamente adaptadas ao volume de trabalho, ou seja, modernas e automatizadas, é um fator crucial para alimentar as linhas de produção ou satisfazer com êxito os envios ou as expectativas dos clientes.

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