O que é um WMS?

O que é um WMS? Um WMS ou Software de Gestão de Armazém é uma ferramenta utilizada para controlar, coordenar e otimizar as movimentações, processos e operações de um armazém.

Embora a análise dos fluxos e a determinação do tipo de alocação que será aplicada ao armazém condicionem o ajuste e a parametrização específica de seu software de gestão, estas são as principais funções básicas imprescindíveis que devem ser realizadas por todos os WMS:

• Gestão de entradas
• Gestão da localização das unidades de carga
• Gestão e controle de estoque
• Gestão e controle de saídas

A seguir, veremos em detalhe todas essas operações que devem ser feitas pelo WMS.

Exemplo de estrutura de um software de gestão de armazéns

Funções de entrada

Dentro deste grupo se destacam três operações gerenciáveis por meio do WMS, como são o recebimento, a captura de dados logísticos e a etiquetagem dos contêineres e da mercadoria.

Recebimento

Em alguns casos, são recebidos artigos não paletizados, e estes são consolidados em diferentes contêineres, ao mesmo tempo em que suas características e atributos logísticos são registrados para, posteriormente, serem alocados no armazém.

Outra forma de receber a mercadoria é dentro de contêineres nos quais a mercadoria chega paletizada ao armazém, portanto não é necessário fazer sua consolidação, só é preciso validar os atributos logísticos e as quantidades da mercadoria recebida para, posteriormente, fazer sua alocação.

O terceiro tipo de recebimento básico que pode ocorrer em um armazém é o de artigos provenientes de devolução. Embora seja similar aos recebimentos anteriores já comentados, este apresenta características particulares, como a aplicação de status e bloqueios da mercadoria durante o processo de entrada na instalação. Esses status e bloqueios podem indicar, por exemplo, a necessidade de passar pelo controle de qualidade, de aguardar revisão, etc. Posteriormente, deverá ser realizada sua alocação dentro do armazém, em zonas específicas ou determinadas para este tipo de mercadoria.

Captura de dados logísticos

Esses dados incluem diferentes informações, como por exemplo, o lote ao qual a carga pertence, sua validade, seu peso, sua temperatura, o número de série, etc. A captura desses dados no momento de realizar o processo de recebimento permite a rastreabilidade do estoque.

Os atributos logísticos, como a identificação do lote ou o número de série, permitem conhecer, a posteriori, se a mercadoria foi devidamente entregue a cada cliente específico. 

Etiquetagem de contêineres e mercadorias

A terceira função nas entradas é complemento da anterior. Um WMS deve gerar etiquetas de código de barras para todos os contêineres e mercadorias armazenados. Graças a isso, todos os processos e operações realizados dentro do armazém serão validados com exatidão mediante a leitura desses códigos, o que elimina os possíveis erros e confusões ocasionados pela manipulação da mercadoria.

A leitura do código de barras agiliza os processos de identificação

Também podem ser etiquetados com códigos de barra todos os artigos que forem recebidos para que, mais tarde, os processos de saída possam ser realizados com uma maior agilidade e eficiência. 

A documentação dos recebimentos permite também obter relatórios onde são anotadas as diferenças entre a mercadoria prevista e a realmente recebida, assim como outros dados, como o cumprimento das faixas horárias de recebimento.

 A tarefa do WMS não se limita a essas atividades, pois, através de uma interface, encarrega-se de transmitir ao ERP da empresa o fechamento do recebimento, onde se especifica com exatidão as unidades e as referências que entraram no armazém, para que o ERP possa efetuar as gestões administrativas com os fornecedores.

Funções da alocação 

Dentro deste tipo de operação, destacam-se três gestões: a alocação mediante regras e estratégias, o cross-docking, a reposição e consolidação. 

A gestão de alocação mediante regras e estratégias 

É a responsável pela escolha do posicionamento mais adequado no armazém para uma mercadoria específica. Para isso, o software considera parâmetros como a rotatividade dos artigos (A, B ou C), os tipos de contêineres utilizados para a consolidação da mercadoria, as famílias ou tipos de produtos manuseados, a periculosidade ou a incompatibilidade de uns produtos em relação aos demais, para que não fiquem juntos ou próximos, assim como a apresentação dos artigos, seu volume, etc.

'Cross-docking'

Por outro lado, mediante o cross-docking  poupa-se movimentações da carga. Se chegar ao armazém uma mercadoria da qual seja necessário extrair um produto que comporá um pedido que esteja ativo, mas que esteja em falta no estoque, esta será posicionada na zona de preparação de pedidos, diretamente na área de recebimento. Após ter sido feita a preparação da saída da mercadoria necessária, é feita a alocação no armazém dos produtos restantes. 

A gestão de reposição e da consolidação

Também tem como objetivo poupar movimentações da mercadoria dentro da instalação. Como no cross-docking, é aplicada antes de ser feita a alocação definitiva da carga. Essa função é realizada em centros onde foram determinadas posições de picking. No caso em que haja uma baixa quantidade de produto nessas posições, será feita a reposição destes com a mercadoria que acaba de chegar, para que haja estoque suficiente para efetuar os pedidos. Posteriormente, é feita a alocação da carga que sobra desta operação.

Funções de controle de estoque 

Na gestão da mercadoria armazenada, o WMS deve ser capaz de fornecer informações completas e úteis sobre o estoque. Para isso, recorre-se a várias funções.

• A mais intuitiva é a visualização do mapa do armazém, através do qual é possível ter acesso, por meio de uma tela, a uma representação gráfica da instalação onde são especificadas todas as alocações e sua composição, tanto no que se refere ao contêiner quanto à própria mercadoria.
• A gestão das alocações é outra ferramenta que um WMS deve oferecer. Com ela é possível obter e editar as informações sobre as posições, como o tipo de alocação, os bloqueios aplicados, suas dimensões, suas características, as zonas de armazenagem à qual pertence, etc.
• Da mesma forma é necessário realizar a gestão de status do estoque, com a finalidade de consultar e modificar os dados relativos às quarentenas, quebras, perdas, bloqueios, reservas, etc.
• O WMS também pode realizar, por si próprio, operações que ajudem na gestão do estoque. Uma delas é o cálculo de rotatividade dos artigos. Dependendo das movimentações realizadas durante um determinado período de tempo, o sistema pode decidir e informar qual deve ser a rotatividade ideal de um item e compará-la com a rotatividade desse item associada ao registro mestre de materiais. Com esta ferramenta a rotatividade A-B-C pode ser recalculada e a rotatividade atribuída ao artigo pode mudar, caso se considere ser mais eficiente ou conveniente.
• Há uma última função indispensável relativa ao estoque, ou seja, a contagem e o inventário. Através destas tarefas programáveis é possível efetuar desde um inventário global de todo o armazém até um inventário específico de um artigo, uma alocação ou uma zona específica. Caso sejam encontradas diferenças de estoque, o ERP é informado automaticamente.

Funções de saída 

Além de administrar a entrada e alocação da mercadoria, o sistema de gestão também se encarrega do controle das saídas dos produtos.

• As principais funções realizadas nesta fase da armazenagem começam com a gestão da preparação da carga que deve sair da instalação. Essa atividade abrange, entre outros, os agrupamentos de pedidos e sua atribuição. Isso permite controlar como são feitos os pedidos e quem se encarrega disso: a atribuição da doca de expedição, os operários que realizam a preparação, a forma de realizar o agrupamento dos pedidos e a faixa horária em que é feito, etc.
• Dentro da preparação, o WMS pode gerenciar em um nível muito detalhado as operações que devem ser efetuadas, como é o caso dos processos de picking. Para isso, o sistema encarrega-se de definir e guiar os percursos do pessoal atribuído para esta tarefa, assim como a apresentação dos artigos. Uma das vantagens mais importantes originadas pela gestão do picking pelo WMS, é o fato do sistema ser capaz de otimizar o processo para que ele seja executado no menor tempo possível e com o menor número de movimentações necessárias, respeitando-se, ao mesmo tempo, os parâmetros especificados para o pedido enviado pelo ERP.
• Outra parte da preparação da mercadoria é a etiquetagem das remessas, através da qual são identificados os volumes de pedido através dos mesmos procedimentos já vistos na etiquetagem de entrada.
• Da mesma forma, é feita na saída a documentação das remessas, o que facilita a geração de documentos como o packing list (lista dos artigos que compõem o pedido), a documentação para a transportadora e os relatórios que relacionam as discrepâncias encontradas.
• Após estas operações, o WMS administra o processo de carga das remessas nos veículos. Graças a essa função, é possível controlar a qualidade do envio, para que se evitem erros como, por exemplo, o despacho de um material não solicitado a um cliente.
• Por fim, o WMS pode gerenciar até a última fase das operações de saída, como a comunicação ao ERP do fechamento da remessa, que é realizado mediante uma interface entre os dois sistemas. Com esta função, o gestor de recursos da empresa é informado da quantidade de unidades e referências que constam na remessa, assim como dos volumes que foram despachados em cada uma das ordens de saída que foram executadas. Com esses dados, o ERP pode gerenciar os processos administrativos com os clientes.

Funções em armazéns complexos

Às vezes, as instalações são formadas, por zonas ou armazéns que se inter-relacionam. Por exemplo, é possível encontrar casos em que seja necessário administrar uma área com estante convencional, um armazém automatizado com transelevadores, um carrossel horizontal automatizado (explicado mais adiante neste manual), etc. As combinações são infinitas e podem originar centros realmente complexos. Um mesmo WMS deve ser capaz de gerenciar, de forma global e integrada, todas estas áreas de tipologias distintas, assim como as operações diferentes em seus processos de entrada, alocação e saída.

• Um dos processos que o software deve ser capaz de gerenciar são as preparações de pedidos que utilizem soluções de pick to light e put to light. Este tipo de instalação, que é descrito em outro tópico deste mesmo manual, ajuda a dar uma maior fluidez e agilidade à preparação de pedidos.

Em setores como o farmacêutico, as soluções de pick to light são muito úteis

• O picking também pode ser agilizado com outra tecnologia, como o voice picking ou picking por voz. Com este sistema, que deve ser gerenciado pelo WMS, o operador não precisa utilizar as mãos para manipular o terminal ou outros controles, pois recebe as ordens com um sistema de voz e através da fala também pode dar sinais ao sistema. Isso possibilita uma maior capacidade de manobra das mercadorias que precisem ser manipuladas com as duas mãos. Esta solução é muito adequada para os armazéns de produtos congelados, pois facilita a comunicação sem precisar usar os terminais com as luvas e agiliza o trabalho (cujo tempo é controlado) dentro das câmaras.

• O sistema de gestão deve ser capaz igualmente de administrar o empilhamento da mercadoria na preparação de pedidos. Isso permite otimizar a preparação dos volumes seguindo parâmetros determinados, ou seja, é possível controlar, por exemplo, que seja preparada sobre um mesmo palete ou contêiner a mercadoria menos consistente acima da mais consistente.

Outras funções

Dependendo do tipo de armazém e empresa, existem outras três funções que podem ser essenciais para integrar as demais instalações no resto da empresa ou centro logístico:

1. A primeira é a gestão dos fluxos de mercadoria (entradas e saídas) às linhas de produção. Graças a essa característica, consegue-se obter um ótimo fluxo, tanto de saídas quanto de entradas, às linhas de produção ou fabricação, o que facilita ostensivamente os processos internos.
2. A segunda função está relacionada à administração de vários armazéns com um mesmo WMS, o que se denomina gestão de multiarmazéns. Com essa característica, uma mesma empresa pode gerenciar todos os seus armazéns de forma única e global, otimizando os recursos, assim como os sistemas informatizados e facilitando os processos de transferências de mercadoria entre as instalações.
3. Em terceiro lugar, em um nível superior ao anterior, encontra-se a gestão multiorganização, como seu próprio nome indica significa que diferentes organizações podem ser administradas pelo mesmo WMS.

_{Um WMS pode chegar a gerenciar vários armazéns de maneira integrada e global}

Por último, em alguns projetos é preciso haver um desenvolvimento específico adaptado ao cliente segundo suas necessidades. Certas operações realizadas por algumas empresas podem não constar, a priori, no software, portanto é necessário um desenvolvimento específico tendo como base um WMS já existente. Nesse sentido, o sistema de gestão deve ser suficientemente versátil e aberto para que seja possível programar estas características personalizadas.