Nota de transporte: o que é?

A nota de transporte, também denominada romaneio, é um documento essencial para o bom funcionamento logístico de uma empresa. Esse papel, particularmente relevante em armazéns com um alto número de expedições, lista os produtos que devem ser colocados no caminhão e que serão entregues ao destinatário final.

A implementação de um software de gerenciamento de armazém (WMS) permite fazer o gerenciamento automático de documentos, como as notas de entrega, após o processamento do pedido. Eliminar os processos manuais de gerenciamento de documentos evita o risco de cometer erros e aumenta o nível de serviço ao cliente final.

A lista ou nota de transporte é um documento que especifica o conteúdo de um envio: a quantidade de mercadoria, seu volume e peso. Ao detalhar o produto que compõe a carga do caminhão, esse documento simplifica as tarefas de expedição de pedidos. A nota de transporte identifica o transporte atribuído, seja por matrícula, motorista ou agência, o tipo de mercadoria e os produtos exatos. Nesse documento, também se lista o número de volumes com os artigos que contêm e a sequência de carga adequada para facilitar a distribuição.

A nota de transporte ou romaneio é entregue ao motorista, que verificará se a lista de produtos do documento coincide com a mercadoria carregada no caminhão. A lista também pode servir para as administrações alfandegárias como comprovante para o transporte transfronteiriço de mercadoria.

Quais dados constam na nota de transporte?

A nota contém informações relevantes sobre a carga, tanto para o operador que deposita a mercadoria dentro do caminhão quanto para o motorista, que deve verificar o conteúdo da expedição antes de assinar o documento.

Os dados mais relevantes da nota de transporte incluem:

• Código atribuído de forma manual ou por um software.
• Armazém de origem da carga.
• Destinatário ou destinatários finais da mercadoria.
• Data e hora da carga.
• Descrição detalhada da mercadoria, conteúdo, número de volumes, peso e tamanho exato de cada volume.
• Peso e tamanho completo do envio.

Essas informações podem ser complementadas com dados adicionais que ajudem a controlar a expedição do pedido, tais como a placa do veículo, agência de transporte ou motorista designado. O documento também inclui o tipo de mercadoria, especialmente em situações onde o transporte é essencial para a correta conservação do produto, como no setor químico ou agroalimentar.

Na nota ou romaneio também costuma ser especificada a rota de distribuição da mercadoria. Esse dado é importante tanto para o motorista, que distribui a mercadoria, quanto para o operador que carrega o caminhão, pois deve depositar os produtos em ordem inversa à distribuição dos pedidos.

É possível digitalizar a nota de transporte?

Um aplicativo logístico avançado como um software de gerenciamento de armazém (WMS) configura a impressão automática da nota de transporte após completar a ordem de carregamento do caminhão. O processo é simples: o software deve ser previamente parametrizado atribuindo uma impressora à doca de carga correspondente e estabelecendo o número de cópias requisitadas.

Um software avançado de gerenciamento de armazém permite configurar com antecedência os parâmetros do processo de carga para adaptá-los às demandas de cada armazém. Por exemplo, o sistema pode determinar uma regra de atribuição pela qual a nota de transporte só é gerada após o operador ter validado a placa do veículo através do terminal de radiofrequência. Entre outras funções, o programa também permite automatizar a criação de notas ou romaneios por motorista gerando uma lista para cada um.

O WMS também pode ser conectado a outros aplicativos como um Distributed Order Management (DOM). O programa DOM permite acessar a documentação como romaneios, notas de entrega, assim como outros dados das agências de transporte. O aplicativo de distribuição de mercadoria também configura a impressão automática desses documentos, se necessário.

Um software logístico para a nota de transporte

Substituir o gerenciamento de documentação em papel por um sistema de gerenciamento de armazém elimina os erros ao inserir os dados e automatiza a geração e impressão de registros como romaneios, notas de entrega ou faturas.

Durante o processo de carga, o programa intervém tanto na criação de ordens quanto na configuração da operação, permitido segmentar por tipo de dispositivo de amarração, agrupar por motorista ou validar a carga, entre outras funções.

Um software como o Easy WMS da Mecalux é a ferramenta adequada para facilitar a preparação e expedição de pedidos: conecta-se ao terminal de radiofrequência para guiar os operadores nas tarefas de picking, reposição ou inclusive na carga do caminhão. Também permite conectar-se a outros programas como o ERP, DOM ou aplicativos de agências de transporte, o que elimina a possibilidade de erro no gerenciamento da mercadoria.

Digitalização para eliminar erros no gerenciamento documental

A implementação de um WMS favorece uma logística eficiente e produtiva: além de automatizar o gerenciamento documental, o software ajuda os operadores nas tarefas de recebimento, picking e expedição de produtos. Coordena todos os processos, tanto em armazéns manuais quanto em instalações que incluem elementos automáticos.

O software da Mecalux, Easy WMS, é um programa escalável e acessível na nuvem que gerencia as operações de mais de 1.000 instalações em 36 países. Caso você esteja interessado em digitalizar seus processos e eliminar falhas no gerenciamento de documentos logísticos, não hesite em entrar em contato conosco. Um consultor especializado irá assessorá-lo sobre a melhor solução digital para sua instalação.