Guia para a implantação do sistema WMS

A implantação de um WMS, sigla em inglês de Warehouse Management System, em português Sistema de Gerenciamento de Armazém, permite que as empresas digitalizem sua logística, eliminem erros e coordenem todos os processos realizados dentro e fora do armazém.

Optar por cadeias de suprimentos digitais, além de trazer uma vantagem competitiva, também é uma solução eficaz diante das complexidades da logística 4.0. Tendências como a devolução gratuita de produtos, a estratégia omnichannel ou a proliferação de referências no armazém exigem um gerenciamento digitalizado e automático para conseguir a máxima eficiência na instalação.

Por que implantar um WMS?

Um sistema de gerenciamento de armazém (WMS) é um programa digital especializado na organização, coordenação e otimização de todos os processos logísticos de uma empresa. O principal objetivo do software é controlar os fluxos da mercadoria e do trabalho para maximizar o desempenho e, sobretudo, eliminar erros em operações como a preparação de pedidos, a localização de produtos ou o controle do estoque.

O gerenciamento e a visibilidade do estoque em tempo real é uma das principais razões para instalar um WMS. Um programa avançado de logística permite que o gerente do centro saiba o tempo todo a quantidade de estoque disponível e onde está localizada a mercadoria. O software automatiza o gerenciamento das localizações no armazém baseando-se em critérios preestabelecidos pela direção de logística da empresa.

Um sistema de gerenciamento de armazém (WMS) controla o movimento das mercadorias na instalação, ao mesmo tempo que otimiza os deslocamentos dos operadores e dos equipamentos automatizados. O programa indica as rotas de preparação de pedidos mais eficientes, o que ajuda a reduzir os custos nessa etapa logística. Além disso, entre suas muitas funcionalidades, o WMS coordena os equipamentos utilizados no picking, desde terminais de radiofrequência e dispositivos de voice-picking até sistemas de iluminação como pick e put-to-light.

Em suma, um software de gerenciamento de armazém é uma ferramenta essencial para administrar os desafios oferecidos por um armazém omnichannel, tais como a devolução gratuita de produtos, a redução dos prazos de entrega ou a proliferação de referências na instalação. Tal como apontam os autores da publicação acadêmica ERP systems and warehouse management by WMS: “Atualmente, é difícil imaginar uma execução eficiente dos processos logísticos sem contar com ferramentas informáticas.” Segundo os pesquisadores da Warsaw University of Life Sciences, “o WMS permite agilizar o recebimento e a coleta de mercadorias no armazém, estabelecer fornecedores externos, controlar a qualidade e quantidade das mercadorias, assim como escolher automaticamente a localização de cada produto”.

O processo de implantação de um WMS

O processo de implantação de um software de gerenciamento de armazém inclui, de modo geral, as seguintes fases diferenciadas:

• Lançamento do projeto: etapa inicial onde se identificam as necessidades do cliente, as tarefas a executar e a cronologia do projeto. Nessa fase é necessário documentar os processos operacionais e os objetivos, tanto da parte do cliente quanto do fornecedor do software de gerenciamento de armazém.
• Desenho da solução: a equipe de engenheiros do fornecedor desenha em detalhes a solução a partir de um estudo prévio das necessidades do cliente, do fluxo de artigos e das operações realizadas no armazém, entre muitos outros fatores. Essa fase exige a coordenação total entre o cliente e o fornecedor para definir o aplicativo do software, assim como a configuração do hardware e de todos os equipamentos conectados ao WMS.
• Configuração do sistema: antes de colocar a solução em funcionamento, o fornecedor do software deve preparar cuidadosamente o armazém, desde a correta configuração dos terminais ou computadores de trabalho até o treinamento dos funcionários ou o número de licenças disponíveis. Essa etapa inclui fazer a comprovação de todas as funcionalidades preestabelecidas, tais como as regras de localização, a adaptação dos fluxos de trabalho, os diferentes status disponíveis para cada referência ou o correto layout do armazém. Antes de entrar no processo de produção, o fornecedor faz um ensaio geral para se certificar de que a solução está preparada para coordenar todas as operações realizadas no armazém.
• Inicialização: fase em que o software começa a operar. O fornecedor do WMS deve acompanhar o cliente durante o processo de implantação para verificar se o desenho e configuração da solução digital respondem às necessidades logísticas da empresa.

Dicas para a implantação de um WMS

O sucesso na implantação de um WMS parte da comunicação entre o cliente e o fornecedor do software. Por isso, é fundamental que a empresa que pretende instalar um sistema de gerenciamento de armazém (WMS) defina previamente a equipe interna que irá liderar a execução do projeto junto ao fornecedor, a qual deve estar familiarizada com o funcionamento do armazém e com as características e necessidades logísticas da organização.

Uma vez definido o equipamento de trabalho, é necessário elaborar um plano interno de implantação do software que colete informações relevantes como a rubrica orçamentária atribuída, o plano de migração de dados, o planejamento das cópias de segurança, assim como as ações contempladas para a colocação em funcionamento do software.

Os dados coletados pelo software são básicos para garantir a eficiência dos processos digitalizados. Também é preciso certificar-se de que não ocorram erros durante a migração de um sistema para outro, ou durante o despejo de dados, caso o armazém não tenha outro programa.

Finalmente, antes de o software entrar na fase de produção, a equipe designada pela empresa deve definir junto ao fornecedor do software, o treinamento que os operadores devem receber em relação às funcionalidades do programa. A usabilidade dos programas de gerenciamento de armazém facilita o treinamento dos operadores e reduz os prazos de implementação.

Um fornecedor de confiança para a implantação de um WMS

A implantação de um WMS em um armazém representa um marco logístico para qualquer empresa, porque envolve digitalizar os processos e minimizar o risco de erros decorrentes do gerenciamento e manuseio manual. No entanto, o sucesso do gerenciamento digital não se limita apenas às funcionalidades avançadas do software, mas também na capacidade que o fornecedor tem de desenhar uma solução de software personalizada de acordo com as necessidades e características do cliente.

A Mecalux é especialista em criar e colocar em funcionamento soluções integrais de intralogística. Nosso Sistema de Gerenciamento de Armazém Easy WMS, coordena os processos logísticos de mais de 1.000 instalações em 36 países e foi incluído no Magic Quadrant, elaborado pela consultora Gartner.

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