Canhoto digital na logística

Num contexto em que as entregas são cada vez mais rápidas, é fundamental oferecer uma experiência satisfatória tanto para o cliente como para a empresa.

O comprovante de entrega eletrônico (canhoto digital), também conhecido em inglês como proof of delivery (POD), consiste em um controle digital de todas as informações relacionadas à entrega de um pedido, fundamental para agilizar o último elo da cadeia de suprimento. Seu uso logístico é cada vez mais comum, tornando-se essencial para o e-commerce. Mas quais são os principais benefícios e como funciona exatamente um canhoto digital? Neste post, explicaremos seu funcionamento e vantagens.

O que é o canhoto digital?

O comprovante de entrega eletrônico é um recibo digital em que uma pessoa ou empresa (compradora) confirma ter recebido de outra empresa (emissora) uma mercadoria ou uma série de mercadorias nas quantidades e prazos previamente acordados.

A função do canhoto digital é verificar a existência e cumprimento de uma entrega, registando a hora, o endereço de entrega, o nome e a assinatura do destinatário que recebeu o envio. Por sua vez, reflete-se a quantidade total de produtos recebidos, bem como as características de cada um deles. A empresa de transporte pode acessar instantaneamente o documento assinado eletronicamente e verificar se o pacote foi entregue.

O comprovante de entrega foi se consolidando progressivamente e, hoje, a grande maioria das empresas, principalmente os operadores logísticos, utilizam essa ferramenta para oferecer um maior controle do processo de entrega.

Diferença entre o aviso de recebimento e o canhoto digital

A principal e única diferença entre o aviso de recebimento tradicional e o comprovante de entrega eletrônico está na digitalização do documento, facilitando a sincronização imediata da gestão da informação entre fornecedor e cliente.

Enquanto no aviso de recebimento a assinatura é feita em documento físico, no canhoto digital ela é feita por meio de um dispositivo eletrônico, como, por exemplo, um aplicativo instalado em um smartphone. Obviamente, por ser automaticamente cadastrado no sistema, o comprovante de entrega eletrônico pode ser consultado pelo remetente muito antes do aviso de recebimento, que deve passar primeiro pela área administrativa. Com o comprovante eletrônico de entrega, não é preciso o custoso trabalho de  arquivamento e custódia que os recibos exigem.

Como funciona um sistema de comprovante de entrega eletrônico?

O funcionamento do canhoto digital pode ser resumido em quatro etapas:

• Importação de informações: o primeiro passo é inserir todos os dados e informações necessários no sistema: ID do pedido, número de rastreamento, descrição do pedido, endereço de entrega, nome do remetente e destinatário, preço, etc.
• Sincronização de pedidos: assim que todos os dados forem importados, o software sincroniza os pedidos a serem entregues para que sejam refletidos no PDA ou no aplicativo do smartphone do entregador.
• Assinatura eletrônica: quando a transportadora chega ao destino, deve concluir a entrega por meio da assinatura eletrônica do destinatário. A maioria dos aparelhos com canhoto digital, além da assinatura, também permite fotografar a embalagem como prova gráfica de que foi entregue em bom estado ou, em caso de sinistro, para informar que foi danificada ou sofreu qualquer outro incidente.
• Transferência de informações: após concluir a entrega do pacote, o aplicativo gera automaticamente uma notificação de entrega para o destinatário e o remetente. Desta forma, ambas as partes recebem a confirmação que a entrega foi bem sucedida, ao mesmo tempo que se recebe o documento que contém a assinatura do cliente e todos os dados de envio.

Validade jurídica do comprovante de entrega eletrônico

Qualquer documento firmado por assinatura eletrônica tem validade legal e é aplicável em todo o Brasil.

A Nota Técnica 2015.002 v 1.01, que entrou em vigor em todo o país em 2017 e foi atualizada em 2020, é o atual regulamento que confere validade jurídica às assinaturas eletrónicas.

Benefícios do comprovante de entrega eletrônico

O uso do canhoto digital oferece os seguintes benefícios logísticos:

• Produtividade: o uso da prova eletrônica de entrega acelera a entrega (encurta os tempos) e facilita o gerenciamento subsequente de informações.
• Aumento da informação: a quantidade de informações que um recibo em papel reúne é limitada em relação às possibilidades do canhoto digital, no qual você pode até anexar imagens do produto entregue.
• Redução de custos: a digitalização elimina os custos de armazenagem e pessoal para arquivamento de documentos.
• Eficiência: o tratamento manual de todas as informações relacionadas à entrega pode levar a erros ou perda de documentos, algo impensável com o comprovante eletrônico.
• Rastreabilidade: o sistema com o qual funciona o comprovante de entrega eletrônico também fornece informações relacionadas ao andamento do envio. Podendo ser consultado consultar a qualquer momento.
• Satisfação do cliente: a rastreabilidade ajuda as empresas a identificar rapidamente os possíveis incidentes e, assim, informar ao destinatário exatamente quando eles receberão seu produto, com objetivo de melhorar a satisfação do cliente final.
• Sustentabilidade: é sempre um bom momento para eliminar o uso de papel e realizar uma atividade mais sustentável e respeitosa com o meio ambiente.

Graças ao comprovante de entrega eletrônico, as empresas não só têm a garantia de que os pacotes são entregues com sucesso, mas também aproveitam os vários benefícios que essa tecnologia oferece.

O papel do WMS no comprovante de entrega eletrônico

Deve-se notar que o comprovante de entrega eletrônico é um serviço que depende principalmente das agências de transporte, que são responsáveis por fornecer um serviço eficiente e livre de erros ao cliente final.

Um sistema de gerenciamento de armazém, como o Easy WMS, é o elo entre o armazém e a transportadora. Este WMS, através do módulo Multi Carrier Shipping Software, é responsável por fornecer ao operador logístico todas as informações relativas ao pedido para que o envio seja efetivo: a etiqueta de envio, o canhoto digital e o número de rastreamento. O Easy WMS colabora com as principais agências de transporte de cada país, sendo que todas utilizam o comprovativo de entrega eletrônico na entrega das encomendas.

Canhoto digital: a serviço da tecnologia

O comprovante de entrega eletrônico é praticamente o último elo para ter visibilidade em tempo real de toda a cadeia de suprimentos. Embora ainda existam empresas que trabalham com recibos em papel, a tendência é apostar no canhoto digital para gerir digitalmente o processo de entrega e agilizar a movimentação das informações logísticas.

Na Mecalux, somos especialistas no uso de tecnologia aplicada à logística. Por isso, se você deseja aproveitar ao máximo suas operações, do armazenamento ao gerenciamento, entre em contato conosco para que possamos ajudá-lo e assessorá-lo.