O Aviso Antecipado de Embarque (ASN / EDI 856) acelera o recebimento de mercadoria

O Aviso Antecipado de Embarque, também conhecido como Advanced Shipment Notification, Advanced Shipping Notice ou Advance Ship Notice (ASN na sigla em inglês), surge como resposta à necessidade de reduzir erros nas entregas de mercadoria, sobretudo no ambiente B2B. Esse documento eletrônico, que inclui informações detalhadas sobre o conteúdo do envio, automatiza a transferência de dados da mercadoria entre fornecedor e cliente, agilizando seu recebimento.

Neste artigo analisamos o que é este documento eletrônico, os dados que coleta e como se integra aos diferentes softwares da empresa.

O que é o Aviso Antecipado de Embarque (ASN na sigla em inglês)?

O Aviso Antecipado de Embarque, também conhecido como Advanced Shipment Notification e Advanced Shipping Notice, é um documento eletrônico enviado automaticamente pelo software de um fornecedor à empresa ou armazém receptor da mercadoria uma vez que que a mercadoria tenha sido expedida. Dito de outra forma, esse documento eletrônico indica que o pedido já foi expedido (aviso de expedição) para que o cliente possa preparar o recebimento da mercadoria.

O ASN acelera esse processo logístico, portanto, quando a mercadoria chega ao armazém, basta ler seu código de barras para acessar os dados relevantes necessários para fazer seu recebimento (produto em questão, unidades, fornecedor, data de expedição, etc.). Dessa forma, os operadores se antecipam à sua chegada e não perdem tempo analisando documentação, fazendo verificações ou despejando dados no sistema.

Essa notificação é enviada como EDI (electronic data interchange ou, em português, intercâmbio eletrônico de dados). O sistema de mensagens EDI permite enviar documentação digitalizada sob um padrão internacional para que possam ser lidas e interpretadas de modo automático por diferentes softwares. Economiza tempo, custos e, sobretudo, elimina os erros decorrentes do gerenciamento manual de documentos.

O ASN baseia-se em diferentes padrões internacionais que são amplamente aceitos em setores como o varejo, e-commerce ou automotivo. Nos Estados Unidos é comum o padrão EDI 856 (definido pela organização X12 da American National Standard Institute ― ANSI ―). No resto do mundo costuma ser utilizado o padrão DESADV ou Despatch Advice Message (no âmbito do UN/EDIFACT, que consiste em um conjunto de padrões desenvolvidos pelas Nações Unidas).

Em suma, o Aviso de Embarque representa uma evolução para as entregas logísticas: notifica automaticamente o programa do cliente sobre a mercadoria que vai receber, as condições e sua proveniência, agilizando processos e eliminando erros na transferência de dados e no gerenciamento dos produtos.

Quais informações contém o Aviso Antecipado de Embarque?

O Aviso Antecipado de Embarque contém informações relativas ao envio, assim como as características físicas do produto ou mercadoria. Os dados são obtidos a partir do Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) e do ERP.

Esse documento eletrônico inclui, entre outros:

• Número e data de envio
• Data e condições de entrega
• Informações relacionadas ao envio do pacote (endereço, condições de transporte, etc.)
• Ordem e dados do pedido (qual mercadoria e a quantidade que se entrega, número de série e lote do produto, etc.)
• Unidade de carga detalhada (tipo de packing ou embalagem…)
• Código SSCC ou GSI 128 para agilizar o recebimento

Dessa forma, a empresa tem uma melhor rastreabilidade do pedido que está a caminho, pois conhece detalhadamente a mercadoria expedida,  a data em que saiu do armazém e para quando está prevista a chegada ao destino.

Benefícios do Aviso Antecipado de Embarque

Métodos de organização da produção e do armazenamento como o just-in-time exigem soluções logísticas flexíveis para garantir um rápido recebimento do material e um rigoroso controle do estoque, inclusive quando não esteja localizado no armazém. Entre suas vantagens destacam-se:

• Visibilidade completa do recebimento de pedidos: esse documento eletrônico garante que as empresas possam exercer um controle sobre seus pedidos, sabendo a todo o momento quando e onde, se for uma empresa multiarmazém, irá recebê-los e sob quais condições.
• Precisão no envio de produtos: o ASN valida que o pedido expedido pelo fornecedor corresponde ao recebido pelo cliente, evitando erros na entrega da mercadoria.
• Agilidade no recebimento da mercadoria: os operadores do armazém podem se preparar com antecedência para fazer os recebimentos, otimizando assim o espaço e os recursos humanos.

O requisito para implementar o sistema ASN e poder beneficiar-se dessas vantagens é a digitalização do gerenciamento do estoque no centro logístico. Para tal, necessitaremos em primeiro lugar de um Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS), pois conhece detalhadamente a situação dos produtos no armazém e o momento exato em que são expedidos. Por outro lado, o ERP pode fornecer informações adicionais sobre as características da mercadoria (data de validade, etc.) que é importante incluir no ASN. A correta combinação de ambos os softwares permite que um sistema de Aviso Antecipado de Embarque funcione de forma fluida.

Como o ASN é gerado e recebido?

O Aviso Antecipado de Embarque é um documento eletrônico que pode ser gerado e enviado de forma automática tanto pelo Sistema de Gerenciamento de Armazém quanto pelo ERP.

O armazém receptor, um WMS avançado, como o Easy WMS da Mecalux, coleta esses dados e atribui um pulmão de recebimento, registrando os produtos que vão entrar no armazém antes do recebimento físico dos mesmos. Além disso, o WMS permite gerar e imprimir as etiquetas com os dados de cada artigo que vai ser recebido para, posteriormente, serem colocadas em cada pacote pelos operadores quando fizerem o recebimento.

Essa é a operação logística realizada, por exemplo, pela multinacional especializada em material médico Intersurgical em seu novo armazém de Wokingham, no Reino Unido. Essa instalação opera com recebimentos pré-avisados: o ERP recebe o ASN do software do fornecedor e o transmite para o Easy WMS para gerar e imprimir uma etiqueta para cada produto. Uma vez realizadas as comprovações pertinentes, os operadores colocam cada etiqueta no pacote correspondente.

Uma operação semelhante ocorre no novo armazém da Ixos Cealco em suas instalações na localidade de Granollers (Espanha). Ao trabalhar com fornecedores de mais de 50 países, a direção logística optou pelo Aviso Antecipado de Embarque como a solução que permitiria aumentar a eficiência no recebimento da mercadoria. Atualmente, o ERP da Ixos Cealco comunica os recebimentos ao Easy WMS com antecedência, facilitando o trabalho de comprovação dos operadores.

'Advanced Shipment Notification (ASN)', agilidade para a logística 4.0

A sincronização no envio de dados entre o emissor e o receptor da mercadoria garante uma maior eficiência nos processos logísticos de uma empresa. O Aviso Antecipado de Embarque permite que os operadores que recebam a mercadoria possam prever os pedidos que vão ser recebidos e quando. Portanto, podem preparar as docas de descarga e disponibilizar áreas do armazém para que tudo esteja pronto no momento preciso.

Esse sistema também oferece uma maior rastreabilidade dos produtos, tanto no que se refere ao emissor quanto ao receptor: é possível saber, a todo momento, quando está previsto o envio e a qual instalação logística se destina.

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