O centro de compras IXOS cealco digitaliza sua logística para fornecer um serviço ágil

No processo de transformação

O IXOS cealco é um centro de compras que nasceu em 1977 graças à união de um grupo de atacadistas do setor de encanamento, ar condicionado e aquecimento. Seu dia-a-dia consiste em adquirir, armazenar e enviar os suprimentos exigidos pelas empresas que compõem o grupo.

O IXOS cealco abrange vários parceiros e fornecedores, alguns deles centenários, por isto acumula conhecimentos valiosos como resultado de sua longa experiência. Como resultado, a empresa tornou-se um protagonista na distribuição de artigos de encanamento e aquecimento.

Nos últimos anos, a empresa enfrentou inúmeras mudanças em seus negócios: por um lado, lançou sua própria marca (chamada concept), com uma ampla gama de mais de 1.000 artigos para instalações de encanamento e ar condicionado, e expandiu sua presença internacional em países como Alemanha, França, Bélgica ou Polônia através do grupo europeu EDT. É a maior organização da Europa dedicada a representar empresas atacadistas independentes focadas em produtos sanitários e de aquecimento.

Por outro lado, lançou um de seus projetos mais ambiciosos até o momento: a criação de uma rede de lojas em todo o território espanhol chamado IXOS.

Manuel Hervás, responsável da logística da IXOS cealco,explica no que consiste o projeto IXOS,que tem trazido tantos esforços e satisfações: "Usamos todo o know-how acumulado em nossa experiência como centro comercial para abrir algumas lojas. Nossa ideia é nos aproximarmos de nossos clientes e ajudá-los de forma mais rápida e eficaz".

Integrar o WMS com o ERP

Na cidade de Granollers (apenas 26 km de Barcelona), a IXOS cealco possui um armazém de 5.000 m² no qual gerencia 5.000 referências no total. É um armazém multicanal, já que a partir daí se abastecem as lojas IXOS, bem como os 93 pontos de venda dos parceiros que compõem o grupo. No momento, há apenas sete lojas no norte da Espanha (em 2019 a primeira loja foi aberta em Vitória e em 2020 três pontos de venda IXOS foram abertos no País Basco e três em Navarra), embora a empresa planeje abrir mais nos próximos meses.

O armazém é composto por dois galpões: um de dimensões maiores, o principal, onde a maioria das mercadorias (principalmente paletes e tubos entre 5 e 6 metros de comprimento) e um menor, bem ao lado, onde os pedidos são preparados com artigos menores.

Com a abertura de lojas IXOS, a complexidade da operação do armazém aumentou. Agora não só um grande número de referências muito diversas e variadas são gerenciadas, mas muitos pedidos também são preparados, tanto para lojas físicas quanto para parceiros IXOS cealco. Nesse contexto, a empresa se propus a modernizar e aprimorar toda a sua logística.

Anteriormente, a empresa supervisionava sua cadeia de suprimentos com a ajuda do ERP Sage X3 e da Microsoft Dynamics NAV. Esses sistemas estão preparados para executar as operações diárias mais básicas no armazém (por exemplo, rastrear recibos e remessas) e preparar um número limitado de pedidos. À medida que estes aumentavam, a empresa foi forçada a modificar os processos.

A empresa buscava um sistema mais sofisticado e avançado para sua logística, capaz de aumentar a produtividade das operações de armazéns. Nas palavras de Manuel Hervás, "foi aí que nos propusemos seriamente a implementar um Sistema de Gerencimrnto de Armazém (WMS) com certas garantias e prestígio no mercado".

No entanto, o responsável da logística da IXOS cealco acrescenta que "nossa prioridade era que o WMS se integrasse confortavelmente com o ERP e se adaptasse às mudanças da empresa. Este armazém é o primeiro a ser usado para o projeto IXOS,embora esperamos abrir mais lojas e armazéns no futuro e queremos que todos eles sejam incorporados com a mesma facilmente".

Depois de comparar diferentes opções, a empresa decidiu pelo Easy WMS, Sistema de Gerenciamento de Armazém da Mecalux. "Eles nos recomendaram porque suas capacidades e funcionalidades poderiam mais do que resolver nossas necessidades. Tivemos certeza assim que descobrimos que ele poderia ser integrado ao nosso ERP Sage X3 sem problemas", diz Manuel Hervás.

O objetivo desta integração é que tanto o WMS quanto o IXOS ERP se comuniquem permanente e bidirecionalmente. Dessa forma, tanto os sistemas transferem dados e informações para alcançar maior produtividade operacional.

Como otimizar operações

Duas operações são realizadas principalmente no armazém: o recebimento da mercadoria e a elaboração e expedição de pedidos.

O Easy WMS pode otimizá-los de duas maneiras diferentes. Por um lado, controlar o estoque para evitar quebras de estoque que causariam interrupções no serviço. Por outro lado, instruindo os oito operadores de armazém como fazer seu trabalho e projetando rotas através do armazém que minimizam as distâncias a serem percorridas.

Os operadores usam terminais de radiofrequência para se comunicar com o WMS em tempo real. "Nossa equipe trabalha com este sistema há anos. Quando decidimos implementar o Easy WMS, enfatizamos que era intuitivo e fácil de usar", acrescenta o responsável da logística.

Grande melhoria nas recepções
Manuel Hervás afirma que "O Easy WMS tem nos ajudado especialmente a melhorar as recepções. Agora estamos mais eficientes e mais rápidos do que antes, utilizando os mesmos recursos humanos". Todos os dias são recebidos entre 50 e 60 paletes, da Espanha, mas também de outros países como Itália, Alemanha ou Bulgária.

O ERP notifica o Easy WMS dos artigos que chegarão com antecedência para que os operadores possam então verificá-los e comprovar se nenhum deles está faltando. Trabalhar através de recepções pré notificadas ou ASN (Advanced Shipping Notice) traz muita segurança para a mercadoria e minimiza as chances de erros.

Um 25% dos paletes são monorreferência, ou seja, todos os artigos que incluem são da mesma referência. Estes paletes possui uma etiqueta que os operadores só devem ler com a ajuda de seu terminal de radiofrequência para que o WMS possa reconhecer qual artigo é.

Também são recebidos produtos individuais e referências diferentes, que, como são identificados, devem ser agrupados em paletes seguindo as instruções do Easy WMS.

Uma vez identificados todos os artigos, o WMS atribui-lhes um local levando em conta suas particularidades e nível de demanda. Manuel Hervás comenta que "o critério seguido ao armazenar a mercadoria é o FIFO (first in, first out). Embora nossos produtos mal tenham uma data de validade, nos certificamos de que eles sejam expedidos levando em conta o pedido em que eles chegaram ao armazém".

Alguns dos produtos recebidos são expedidos diretamente sem ter que ser armazenados. Este método de trabalho, conhecido como cross-docking, proporciona agilidade às expedições e libera espaço de armazenamento. É feito quando um produto recebido faz parte de um pedido pendente.

Operadores especializados em pedidos e artigos
O ERP também notifica o Easy WMS dos pedidos a serem preparados e enviados. Todos os dias são enviados 35-40 pedidos, compostos por 30-35 linhas cada. No total, são formados até 60 paletes ou, o que é o mesmo, mais de dois caminhões cheios de mercadorias.

Os operadores são especializados por tipos de artigos, áreas e equipamentos de trabalho. Assim, por exemplo, o operador que prepara pedidos compostos por tubos, se dedica apenas à coleta e manipulação de tubos. O Easy WMS envia ordens personalizadas para cada operador levando em conta sua localização no armazém e, portanto, os artigos ao seu redor.

O método seguido é o de agrupamento de pedidos, que envolve fazer vários pedidos ao longo de uma jornada de armazém. A maioria dos pedidos são compostos de estoque de mais de uma área do armazém, de modo que vários operadores preparam uma parte de cada pedido e deixam os artigos que coletaram na área de consolidação.

Lá, os artigos que compõem o mesmo pedido são agrupados em paletes. Eles são então embalados, rotulados e são encaminhados para a doca de transporte, onde permanecem esperando até sua entrada no caminhão de carga.

Para carregar um caminhão, os operadores seguem as instruções do WMS. Ele diz qual mercadoria depositar em seu interior e em qual ordem. Por exemplo, os artigos entregues primeiro serão os últimos a entrar no caminhão.

Salto qualitativo na gestão de armazéns

O centro de compras IXOS cealco decidiu dar à sua cadeia de suprimentos maior flexibilidade com a instalação do Sistema de Gerenciamento de Armazém Easy WMS da Mecalux. Com esse software, a empresa pode não só continuar seus negócios e atender às necessidades das empresas que compõem este grupo, mas também se adaptar às novas demandas do mercado.

A empresa deixou de controlar seu armazém com ERP para o fazer com o WMS e, desta forma, obtendo um maior desempenho em todos os processos. "O WMS foi adaptado à nossa forma de trabalhar e às peculiaridades do nosso armazém”, indica o responsável da logística da IXOS cealco.

Após aperfeiçoar a gestão de seu armazém, uma das possíveis melhorias que a empresa pensa para o futuro seria realizar um controle mais preciso do estoque disponível em suas lojas. Para isto, poderia implementar o módulo Store Fulfillment, um sistema preparado para coordenar as operações de loja e armazém e fazer transferências de artigos sem a possibilidade de erros.

A realidade é que o Easy WMS foi projetado especificamente para atender às necessidades de cada empresa. Como resultado, a IXOS cealco possui uma logística fluida preparada para prestar um serviço eficaz.

Uma das características mais notáveis do Easy WMS é sua facilidade de integração com nosso Sage X3 ERP. Easy WMS também adaptou e impulsionou as operações do nosso armazém. Agora, poderemos enfrentar com segurança todas as mudanças que ocorrem em nosso negócio, como a abertura de mais lojas e armazéns no futuro.

Benefícios para iXOS cealco

• Sistema adaptativo: o Easy WMS pode se adaptar às tendências do mercado e às mudanças que o IXOS cealco pode experimentar no futuro, como a abertura de mais lojas IXOS.
• Integração ERP: o Easy WMS foi integrado ao Sage X3 ERP da IXOS Cealco. Os dois sistemas trocam dados e informações com o objetivo de otimizar as operações do armazém.
• Multiplicidade de referências: o WMS controla todo o estoque, composto por 5.000 referências de diferentes dimensões e características.
• Variedade de pedidos: o sistema também organiza e monitora a preparação de pedidos. Estes podem ser enviados aos pontos de venda dos sócios que compõem o IXOS Cealco, bem como às lojas IXOS.