Controle digital da exigente logística da saúde

Medis-M: prioridade para a saúde das pessoas

Com sede em Maribor (Eslovênia), Medis-M é um atacadista especializado em medicamentos e dispositivos médicos para farmácias, hospitais e lares geriátricos. A saúde das pessoas é uma das prioridades da empresa. Por este motivo, Medis-M dispõe de um vasto portfólio de dispositivos médicos das marcas mais reconhecidas do mercado para satisfazer as necessidades mais exigentes dos profissionais de saúde.

• Ano de fundação: 1996
• Clientes: +300
• Número de referências: 3.330

A logística do setor da saúde é complexa e cada vez mais exigente. E é que, por trás dos processos que compõem a cadeia de suprimentos desse tipo de empresa, há muito em jogo: a saúde das pessoas. A globalização, as exigências comerciais e as exigências legais obrigam empresas como a Medis-M a aprimorar suas operações para oferecer um atendimento diferenciado aos clientes.

Em Maribor, a segunda maior cidade de Eslovênia, o atacadista de dispositivos médicos Medis-M decidiu impulsionar seus negócios com a ajuda do software da Mecalux. Rok Krsnik, Chefe de Logística, explica por que a empresa decidiu modernizar seus processos: “Assim que começamos a experimentar um aumento no número de pedidos e expedições, percebemos que precisávamos melhorar o serviço que oferecíamos aos clientes. Tivemos que nos atualizar."

Para Medis-M, o gerenciamento das suas 3.330 referências é um dos processos fundamentais no seu dia-a-dia: “Queríamos manter um controle rigoroso do estado do estoque”, afirma Krsnik. Medicamentos e produtos médicos requerem tratamento especializado para garantir sua integridade e consumo sem riscos. Ter os artigos sempre identificados e controle a rastreabilidade do produto é essencial para poder armazená-los nas condições ideais.

Antes de digitalizar o armazém, Medis-M gerenciava a mercadoria manualmente. Na área da recepção, os operadores anotavam em uma guia de remessa o número do lote e o prazo de validade de cada artigo recebido e inseriam os dados no software de gestão (ERP) da empresa. “Era um processo muito trabalhoso e o risco de errar era alto, ainda mais considerando que alguns produtos são muito parecidos”, diz Krsnik.

Um dos desafios das empresas que trabalham com medicamentos é garantir agilidade na distribuição para cumprir prazos de entrega apertados. “Outro dos processos que queríamos melhorar era a preparação de pedidos”, acrescenta o chefe de Logística. O desempenho das operações de picking tem impacto direto na satisfação dos clientes.

O armazém de Medis-M está dividido em duas áreas: uma de 310 m² onde são depositados produtos de pequena dimensão e outra de 564 m², para artigos volumosos. Em ambas as áreas, os operadores coletam os artigos que compõem os pedidos e os agrupam na consolidação. A falta de coordenação entre ambas as áreas do armazém fez com que alguns pedidos ficassem incompletos e à espera de receber os produtos antes de serem distribuídos em farmácias, hospitais e lares geriátricos.

Digitalização da logística

Medis-M considerou que a melhor forma de monitorizar mercadorias e processos era com a ajuda das tecnologias digitais. “Antes utilizávamos o ERP para controlar nossa logística, mas queríamos um sistema mais sofisticado, projetado especificamente para aumentar a produtividade das operações do armazém”, esclarece Krsnik.

A empresa decidiu digitalizar sua logística com um software de gerenciamento de armazéns (WMS) que lhe permitiria ter total rastreabilidade dos produtos e, ao mesmo tempo, tomar decisões visando a melhoria das operações. Medis-M solicitou a colaboração da empresa tecnológica Špica porque, nas palavras de Krsnik, “são especialistas em soluções digitais para o gerenciamento da cadeia de suprimentos.” Depois de analisar as necessidades logísticas de Medis-M, Špica propôs a instalação do Easy WMS, o software desenvolvido pela Mecalux e implementado em mais de 1.000 instalações em 36 países: "Eles nos garantiram que poderia ser adaptado às características do nosso negócio", diz Krsnik.

Easy WMS foi integrado ao ERP de Medis-M para que ambos os sistemas transfiram dados e informações visando maior desempenho nas operações. Ao conectar os dois programas, Easy WMS conhece todos os detalhes dos produtos e comunica ao ERP as movimentações de cada artigo em tempo real. Desde a instalação do Easy WMS, Medis-M aumentou a produtividade de seu armazém em 36% e os erros de preparação de pedidos diminuíram em 51%.

Gerenciamento operacional com Easy WMS

“Uma das características que mais gostamos no Easy WMS é a possibilidade de monitorar todos os processos com o objetivo de minimizar qualquer possibilidade de erro. O sistema de gerenciamento é muito intuitivo e fácil de usar. Novos operadores que ingressam no mercado de trabalho aprendem a trabalhar com o Easy WMS em pouquíssimo tempo”, explica Krsnik.

O software da Mecalux intervém em todos os processos do armazém de Medis-M, desde a recepção da mercadoria até à distribuição dos pedidos aos clientes.

• Recepções. À medida que chegam os produtos enviados por fornecedores da Eslovênia, Alemanha ou dos Estados Unidos, os operadores leem o código de barras de cada um deles com seus terminais de radiofrequência para que sejam automaticamente cadastrados no sistema. “Agora o trabalho na área de recepção é muito mais fácil que antes: os operadores só precisam ler o código de barras dos artigos”, diz Krsnik. Graças à integração com o ERP, o Easy WMS registra os atributos logísticos de cada produto.
• Armazenamento. Easy WMS atribui uma localização aos artigos. Para elaborar a estratégia de slotting, o programa incorpora regras e algoritmos que consideram variáveis como a referência de cada produto ou suas dimensões. “Gerenciamos a mercadoria seguindo os critérios do FEFO, ou seja, o primeiro a vencer é o primeiro a sair”, diz Krsnik.
• Controle de estoque. Ao ter todos os produtos identificados desde o momento em que chegam ao armazém, Easy WMS pode monitorar e organizar toda a mercadoria. O sistema faz o balanceamento dos artigos recebidos e expedidos para determinar a quantidade de unidades disponíveis para cada referência. Assim, o Easy WMS organiza o aprovisionamento de mercadoria, informando ao ERP a quantidade de produtos que devem ser adquiridos dos fornecedores para garantir sua disponibilidade para tarefas de picking.
• Preparação de pedidos. Os pedidos são preparados por agrupamento e por áreas. “Um operador trabalha unicamente na área que o Easy WMS lhe atribuiu e, uma vez lá, recolhe os produtos que compõem vários pedidos na mesma rota”, afirma o chefe de Logística. Se um pedido inclui artigos de ambas as áreas do armazém, o Easy WMS organiza sua preparação imediata em ambas as áreas para garantir que os produtos sejam reunidos o mais rápido possível na área de consolidação. O Easy WMS mostra aos operadores como preparar cada pedido: informa o local para aonde ir, os artigos a localizar e a quantidade a extrair.
• Consolidações. Na área de consolidação, as mercadorias das diferentes áreas do armazém são agrupadas e embaladas antes de serem enviadas ao cliente final. Seguindo as instruções do Easy WMS, os operadores não apenas classificam os artigos, mas também verificam se não houve nenhum erro durante a coleta de pedidos.
• Expedições. Todos os meses, mais de 2.000 pedidos são distribuídos aos clientes Medis-M em toda a Eslovênia. Na área de expedição, os pedidos são organizados com base no endereço de entrega. Os operadores apenas têm de ler o código de barras dos pedidos e seguir as instruções do Easy WMS para introduzir os produtos no caminhão de entrega correspondente sem errar.

Agilidade e rastreabilidade

O Easy WMS é um software com múltiplas funcionalidades que ajudam Medis-M a alcançar uma logística avançada, capaz de se adaptar às mudanças do negócio. Uma das melhorias mais marcantes que a empresa experimentou é a rastreabilidade dos produtos. Um controle de estoque mais detalhado limita o risco de falhas operacionais e permite o acompanhamento de qualquer movimento de mercadorias até a entrega dos pedidos aos clientes.

O software da Mecalux foi desenvolvido para aumentar a produtividade da empresa e agilizar operações importantes como a preparação de pedidos. “Easy WMS projeta as rotas mais eficientes pelo armazém para garantir que os operadores percorram as distâncias mais curtas possíveis”, diz Krsnik.

Uma cadeia de suprimentos integrada é a chave para o sucesso da Medis-M. A digitalização permitiu à empresa gerir e distribuir medicamentos e dispositivos médicos com todas as garantias de segurança. Todas as operações do armazém estão coordenadas e sincronizadas com um objetivo comum: entregar a mercadoria aos clientes com rapidez e sem erros.

Uma das características que mais gostamos no Easy WMS é a capacidade de supervisionar todos os processos do nosso armazém de forma a minimizar qualquer possibilidade de erro. Com o Easy WMS, aumentamos a produtividade do nosso armazém em 36%. O sistema de gerenciamento é muito intuitivo e fácil de usar. Os novos operadores que ingressam no mercado de trabalho aprendem a trabalhar com o Easy WMS em pouquíssimo tempo.