Codificação de mercadorias no armazém

A codificação da mercadoria no armazém permite uma boa organização dos estoques, o que influencia positivamente todas as atividades realizadas nas instalações. Portanto, cada produto deve ser identificado no recebimento.

O processo de codificação da mercadoria consiste em identificar os produtos de forma inequívoca com um código ou sinal. Este código está associado a uma etiqueta fixada ao produto, que permitirá o acesso a ele eletronicamente. As etiquetas mais estabelecidas no mundo da logística são códigos de barras e etiquetas RFID.

Este artigo explica em detalhes o que é codificação e quais são os benefícios de identificar todos os produtos no armazém adequadamente. Da mesma forma, serão especificados os equipamentos e critérios utilizados para a codificação, com especial destaque para o WMS.

O que é codificação de mercadorias em um armazém?

Codificar significa atribuir um código a um produto. A partir deste código poderemos conhecer algumas das suas principais características: sua referência, data de chegada ao armazém, embalagem e validade, ingredientes, periculosidade, entre outros.

O objetivo da codificação é identificar de forma única a mercadoria (não pode haver dois produtos com o mesmo código). O sistema de gerenciamento de armazém (WMS) desempenha um papel importante neste processo. O WMS é aquele que gera o código para cada item, atribui as localizações dos produtos no armazém e monitora as diferentes fases por que passam (ou, o que é o mesmo, controla sua rastreabilidade).

Hoje, tendências como entregas ultrarrápidas ou armazenamento de mercadorias menores aumentaram a complexidade dos processos de armazenagem. Por isso, estabelecer um controle exaustivo dos artigos e registrar todos os seus movimentos é vital para estudar com precisão os fluxos de mercadorias e poder otimizá-los. Graças à codificação e à ajuda de um WMS, os operadores podem localizar e enviar produtos mais rapidamente e com menos erros.

Vantagens de codificar e etiquetar produtos

A codificação é muito útil em todos os elos da cadeia de suprimentos, do fabricante ao consumidor final. Ajuda os fabricantes a controlar o status de seu estoque e a localizar e enviar itens rapidamente. O consumidor, por sua vez, se beneficia das boas práticas logísticas que as empresas implementam e, portanto, de ter produtos em estoque na hora de comprar ou de receber seus pedidos online com prontidão e sem erros.

Dessa forma, codificar os artigos e tê-los devidamente identificados oferece as seguintes vantagens:

• Agilidade no recebimento: se todos os produtos que chegam ao depósito forem etiquetados, eles podem ser identificados mais rapidamente. Assim que sua etiqueta é lida por um terminal de radiofrequência, o item é automaticamente registrado no sistema.
• Rastreabilidade: com a identificação de todos os produtos, é fácil acompanhar as diversas etapas pelas quais a mercadoria transita.
• Controle de estoque em tempo real: é possível ter informações sobre o número exato de mercadorias existentes no armazém a todo momento.
• Conhecimento mais profundo do negócio: quanto mais dados você tiver, mais fácil será tomar decisões sobre como melhorar as operações e antecipar novas demandas dos clientes. Graças à codificação, é possível analisar uma infinidade de variáveis: desde quando e em que quantidade cada produto é vendido, até que espaço é necessário para alojá-lo no armazém.
• Preparação de pedidos eficiente: o picking é uma das operações que requer mais tempo e recursos. Ter todos os itens controlados e identificados dá agilidade, pois o WMS conhece a localização exata de cada SKU e dá ordens precisas aos operadores de como localizá-los.
• Sem erros: ter o gênero identificado evita perdas e erros em qualquer operação, o que resulta em um melhor atendimento logístico, maior satisfação do cliente e redução considerável de custos.

Tipos e padrões de codificação de mercadorias

Existem diferentes formas de codificar a mercadoria no armazém, dependendo dos símbolos utilizados. As empresas escolherão o sistema mais adequado para suas necessidades. Os tipos mais comuns são:

• Codificação numérica: apenas números são usados ​​(sem letras, sem sinais).
• Codificação alfabética: consiste apenas em letras.
• Codificação alfanumérica: o código é uma combinação de letras, números e sinais.

Se a empresa adotar seu próprio sistema de códigos, sua gestão deve ser fácil e utilizável por todo o pessoal envolvido. Recomenda-se que sejam códigos curtos e sempre com a mesma extensão para facilitar a leitura e a escrita.

Uma vez decidido o tipo de codificação, o próximo passo é etiquetar a mercadoria. É aí que entra o código de barras, a forma mais comum de representar um código em um armazém. O leitor a laser é responsável por reconhecer as barras e convertê-las em seu equivalente alfanumérico, tornando-o um sistema rápido e preciso.

Embora existam alternativas mais modernas, como códigos QR ou etiquetas RFID, é difícil superar a simplicidade e a eficiência do código de barras. O que o torna ainda onipresente no setor de logística. Além disso, o código de barras pode ser usado tanto interna quanto externamente. Mas para ser usado externamente, entre empresas diferentes, deve obedecer a uma série de normas e padrões.

A GS1 (anteriormente conhecida como International Article Numbering Association) desenvolveu um sistema de codificação que garante a identificação exclusiva de produtos internacionalmente.

Vamos ver os códigos mais comuns que esta associação estabeleceu:

EAN-13: é utilizado para identificar, principalmente, artigos que ficam expostos nos pontos de venda. É assim chamado porque inclui treze dígitos numéricos que são divididos em quatro categorias: país de origem, empresa que criou o produto, código do produto e um número de controle. O código do fabricante é fornecido pelo órgão competente de cada estado.

EAN-128 ou GS1-128: este código é criado com a finalidade de fornecer informações adicionais às fornecidas pelo EAN-13 (por exemplo, peso, data de fabricação, prazo de validade, lote, número de série, destino final do produto, etc.). É o código de referência no setor logístico.

SCC (Serial Shipping Container Code): é aplicado para o tratamento e acompanhamento de pedidos. Este código é especialmente útil para garantir entregas eficientes.

ERP e WMS: software para codificar mercadoria

A única maneira de codificar os itens no armazém corretamente é por meio de software: basicamente, ERP e WMS.

O ERP atribui um código a cada item do catálogo da empresa de forma totalmente automática. O código deve respeitar o tipo de codificação utilizada pela empresa (EAN-13, EAN-128, etiqueta RFID, etc.).

Por sua vez, os WMS (como o Easy WMS da Mecalux) também podem gerar códigos, por exemplo, para mercadorias que chegaram ao armazém sem codificação ou para novos artigos que foram gerados no armazém, como os kits. Nestes casos, os operadores devem identificar cada item um a um e inseri-lo manualmente no sistema (indicando suas características para que o WMS possa reconhecer o que é e criar um código para esse fim).

Através da leitura de um código, são acessadas todas as informações sobre o item em questão (peso, volume, cuidados a ter em conta na armazenagem ou rotação).

O ERP possui os "mestres", ou seja, bases de dados com todas as regras e dados essenciais para o desenvolvimento da atividade empresarial (entre outros, transportadoras, fornecedores e, claro, o mestre de artigos). O mestre de artigos é o que tem maior relevância na logística e na codificação em particular, pois inclui todos os dados da mercadoria.

O WMS absorve todos os dados do mestre de artigos para realizar uma administração conveniente da mercadoria no depósito. O modo como os diferentes processos são desenvolvidos dependerá das características da mercadoria. No picking, por exemplo, é necessário saber o volume da mercadoria para definir quais caixas devem ser utilizadas ou quais serão suas embalagens.

A conexão entre o ERP e o WMS deve ser permanente e bidirecional, pois com todas as informações do código e do mestre de pedidos, o WMS pode organizar os produtos no armazém com base em critérios como natureza, volume, peso, condição, apresentação ou seus atributos (validade, qualidade, cor, etc.).

O WMS deve ser projetado para desenvolver uma estratégia de localização de mercadorias com base nas preferências ou necessidades da empresa. Esta correta distribuição no armazém tem uma influência positiva em todas as atividades que aí decorrem, especialmente na preparação de pedidos.

Codificação: ordem e controle

A codificação é um processo cujo objetivo final é facilitar a localização da mercadoria no armazém e obter rastreabilidade completa. Codificar é sinônimo de ordem e controle. Ter todos os itens identificados disponíveis contribui para uma gestão de armazenagem muito mais eficiente. A vantagem mais óbvia é a rastreabilidade: registrar cada um dos movimentos dos produtos em toda a cadeia de suprimento.

Não há dúvidas da importância do WMS, um sistema capaz de controlar o estoque e todos os movimentos que ocorrem dentro do armazém, tanto para conhecer o estoque quanto para localizar o gênero. Para que isso seja possível, a coordenação entre o ERP (que gerencia o mestre de pedido com todos os dados de cada produto) e o WMS (responsável pela leitura do código do produto e atribuição de uma localização no depósito) é essencial.

As empresas devem identificar todos os itens à medida que chegam ao armazém para atribuir-lhes a localização correspondente de acordo com as suas características. O WMS incorpora regras para distribuir a mercadoria corretamente no armazém. Este sistema sabe a localização exata de cada item a qualquer momento.

Entre em contato com a Mecalux se pretende equipar o seu armazém com um WMS preparado para controlar e otimizar todos os processos, monitorizar de perto os produtos, codificá-los e gerir os fluxos de forma eficiente. O Easy WMS é um sistema capaz de se integrar a qualquer ERP para coordenar todos esses processos, inclusive a codificação da mercadoria.