Easy WMS multiplica por oito o número de pedidos 'online'

Uma próspera empresa familiar

SurDiscount é uma empresa familiar francesa especializada em papelaria e material de escritório. Ela nasceu em 2006, na época do surgimento do e-commerce e do crescimento súbito das vendas flash pela internet. Os proprietários desta empresa se propus a lançar um conceito completamente inovador: uma papelaria com centenas de descontos online.

Ao longo dos anos, a SurDiscount diversificou sua atividade com material para lazer criativo e artes plásticas. A empresa possui três pontos de venda na Bretanha francesa onde oferece reprografia, fotocópia, impressão fotográfica, fabricação de selos e serviços de chaveiro. Também, recentemente repara equipamentos informáticos.

Em 2019, a empresa decidiu criar seu site SurDiscount.com, uma papelaria online com centenas de descontos. Seu objetivo nada mais é do que expandir o mercado na França e, internacionalmente, em toda a Europa.

Anthony Le Fur, diretor da SurDiscount, explica que "inicialmente, todos os pedidos online foram preparados em nossa loja. No entanto, percebemos que, se realmente quiséssemos alcançar maior velocidade e confiabilidade, teríamos que separar as operações de lojas físicas de nossa logística online".

Para isso, a empresa inaugurou um armazém de 2.700 m² em Saint-Evarzec dedicado especificamente ao armazenamento das 9.000 referências que tinham e à preparação de pedidos comercializados através do site.

A Mecalux equipou o armazém com estantes para paletes, um sistema de armazenamento que se destaca por sua versatilidade, adaptando as localizações às dimensões e particularidades da mercadoria. As estantes fornecem acesso direto aos produtos, o que é essencial para facilitar e agilizar as tarefas de armazenamento e preparação de pedidos.

Também foi instalado um mezanino de 115 m², solução que aproveita ao máximo a altura do armazém para duplicar a área de armazenamento. O andar superior foi destinado a escritórios e, no andar inferior, é a área de consolidação e embalagem.

A escolha de um WMS

"Temos muitas referências. Nas lojas físicas administramos cerca de 26.000, enquanto, no armazém online, no momento, temos apenas 9.000. Nossa meta é que esse número chegue a 20 mil nos próximos dois anos", diz o diretor da SurDiscount.

Manusear um número tão grande de artigos tem a dificuldade adicional que a taxa de erro também aumenta. "Para evitá-los, planejamos implementar um sistema de gerenciamento de armazém", acrescenta Anthony Le Fur.

Escolher um sistema de gerenciamento de armazém é uma grande responsabilidade para uma empresa, pois, é decisiva no futuro da cadeia de suprimentos. O ideal é escolher um software que se adapte às particularidades de cada empresa, otimize as operações de armazéns e cresça à medida que as necessidades logísticas evoluem.

"Pesquisei online e descobri que o Easy WMS da Mecalux poderia se comunicar com o nosso ERP XL Soft. Sabendo disso, a decisão foi mais simples, pois nos garantiram que a integração funcionaria bem", diz Anthony Le Fur.

Outra decisão que a SurDiscount teve que tomar foi a modalidade do WMS. O gerente do grupo diz: "Nosso ERP XL Soft opera no modo SaaS (Software as a Service) baseado em nuvem, por isso ficou óbvio para nós que o WMS também. Com essa funcionalidade, não precisamos nos preocupar com o gerenciamento do servidor e podemos focar em nossa atividade". Com o modo Easy WMS SaaS, os operadores de armazém acessam o Easy WMS, aplicativos associados e atualizações de qualquer navegador da Web e com máxima segurança.

"Agradeço o apoio das equipes comerciais e técnicas da Mecalux, pois, nos ajudaram a identificar nossas necessidades e nos familiarizar com o uso de um WMS", diz Anthony Le Fur.

Operações de armazém

O sistema de gerenciamento de Armazém Easy WMS direciona todas as operações de armazém do SurDiscount, desde recebimentos de mercadorias até preparação e expedição de pedidos. Não só tem controle preciso dos produtos, como também otimiza os movimentos para o aumento da produtividade.

"A inauguração do armazém enquanto que o sistema de gerenciamento foi ideal porque os operadores imediatamente adquiriram os hábitos adequados", diz Le Fur.

Easy WMS planeja e direciona o trabalho de todos os operadores dea modo a ganhar em agilidade e evitar erros. "Ele envia instruções precisas aos operadores através de um terminal de radiofrequência sobre como fazer cada operação. É um sistema muito intuitivo, então você aprende a usá-lo rapidamente. Temos de três a cinco operadores na equipe, dependendo dos picos de atividade do armazém, e nenhum deles precisa saber como a mercadoria é distribuída", diz Anthony Le Fur.

Recebimento e armazenamento de mercadoria

Todos os meses, após a notificação do ERP XL Soft ao Easy WMS, uma infinidade de paletes são recebidos por fornecedores com milhares de pequenos artigos. Os operadores então identificam cada produto com a ajuda de um terminal de radiofrequência para que o WMS verifique que o estoque recebido corresponde ao que o ERP havia indicado que chegaria.

A comunicação bidirecional entre o WMS e o ERP é essencial para uma empresa de comércio eletrônico como a SurDiscount. Easy WMS confirma ao ERP o recebimento da mercadoria e do estoque disponível para venda. É por isso que para Anthony Le Fur “era uma prioridade que a interface entre os dois softwares funcionasse perfeitamente”. O WMS rastreia com precisão cada artigo em tempo real. Uma vez que a mercadoria é identificada, o WMS atribui-lhe uma localização onde ela será armazenada.

A correta distribuição da mercadoria e o pedido no armazém resulta em uma operação mais suave. Isso permite que os operadores localizem os artigos rapidamente. A digitalização tem sido uma ajuda muito valiosa para este armazém porque ajuda a planejar todas as tarefas: inventário, reposição, picking e expedição.

Preparando pedidos

É a operação central de qualquer e-commerce: preparar centenas de pedidos por dia formados por algumas linhas cada um deles. No armazém SurDiscount em particular são expedidos entre 6.000 e 10.000 pedidos por mês.

"Para acelerar a operação, preparamos pedidos de duas maneiras diferentes: agrupando e por ondas", diz o diretor da empresa. Estes são critérios que facilitam que o mesmo operador prepare vários pedidos simultaneamente durante um único percurso pelo armazém. O WMS especifica ao operador o corredor para aonde ir, a localização e o artigo para localizar e a quantidade a ser extraída.

Para o agrupamento dos pedidos, os operadores percorrem o armazém localizando as referências e depositando-as em caixas que, posteriormente, transferem para a área de consolidação. Lá os artigos são separados, classificados por pedido e embalados. A vantagem deste método de trabalho é que os pedidos podem ser verificados para garantir que nenhum erro foi cometido antes de serem enviados aos clientes.

Quando são preparados em ondas, por outro lado, os operadores dispõem de um carrinho com tantas caixas quantos os pedidos a preparar (cada uma corresponde a um pedido). O Easy WMS indica a cada operador o corredor, a localização, o artigo e a quantidade a ser extraída, bem como a caixa onde colocar a mercadoria. Assim, cada pedido é elaborado enquanto que os artigos são extraídos das localizações, ganhando agilidade e reduzindo erros.

Embora a empresa utilize os dois métodos de trabalho, a preparação das ondas é o mais habitual. “Agora, os erros no picking são raros. Com a mesma equipe de antes, multiplicamos por oito o número de pedidos preparados”, resume Anthony Le Fur.

Embalagem e expedição

O processo chave para garantir a satisfação do cliente é a última operação dentro do armazém antes de distribuir os pedidos aos clientes. Todos os artigos devem ser devidamente embalados para garantir sua integridade durante a entrega. Além disso, é necessária uma comunicação fluida entre as agências de transporte e o armazém para organizar as expedições e evitar atrasos e erros.

Para isso, a SurDiscount também implementou o módulo Software para gestão da expedição logística que agrega funcionalidades ao WMS para gerenciar e imprimir uma etiqueta para cada pedido, em função da agência de entrega que irá entregá-lo. Esta etiqueta inclui, entre outras informações, ou código de rastreamento que os clientes usam para rastrear seus pedidos.

"Graças ao módulo Software para gestão da expedição logística, economizamos tempo nos pedidos de envio. Anteriormente, tínhamos que nos conectar manualmente com nossos operadores para imprimir as etiquetas. Agora, quando digitalizamos cada pedido, a etiqueta do operador e a nota de entrega são criadas automaticamente. Isso diminui o número de erros e ajuda a identificar quais pedidos serão enviados”, explica Anthony Le Fur.

O Easy WMS se conecta com as agências de transporte que entregam pedidos SurDiscount: GLS, Mondial Relay e Colissimo (no futuro podem ser mais se a empresa exigir). Graças a esta ligação, os transportadores têm antecipadamente todas as informações de que necessitam para efetuar a entrega, como os pedidos a coletar, a quantidade de pedidos ou o destino.

Software para entrar no 'e-commerce'

A SurDiscount entrou com sucesso no mundo do e-commerce. Para isso, abriu um novo armazém de 1.200 m² no município de Saint-Evarzec, dedicado exclusivamente à elaboração de pedidos online. A empresa tomou a decisão estratégica de distinguir a logística de seu site da de suas lojas.

Para gerenciar com sucesso todas as suas referências e otimizar a preparação de pedidos, a empresa decidiu ter um sistema de gerenciamento de armazém. Ele escolheu o Easy WMS da Mecalux porque se encaixa em suas necessidades específicas e permitiu que ele profissionalizasse sua logística.

Com este software, esta papelaria multiplicou por oito o número de pedidos utilizando os mesmos recursos. Este é um grande sucesso para esta empresa que pretende oferecer 20.000 referências online em dois anos e, assim, continuar seu desenvolvimento no mundo do e-commerce.

Recomendo o Easy WMS porque estamos muito satisfeitos: nos ajudou a estender nossos negócios na internet. Além disso, graças a este WMS, podemos preparar mais pedidos, otimizamos nossa rentabilidade e melhoramos a qualidade do serviço.

Benefícios para SurDiscount

• Multiplicar por oito o número de pedidos preparados: Easy WMS permitiu que o SurDiscount aumentasse o desempenho de preparação de pedidos com os mesmos recursos, desde a preparação de uma média de 50 pedidos diários até 400.
• Logística focada no “e-commerce”: a empresa lançou a venda online de seus produtos para expandir seu mercado. O Easy WMS orienta os operadores o tempo todo a preparar e emitir pedidos de forma rápida e sem erros.
• Integração com agências de transporte: o WMS se comunica com agências de transporte que distribuem os pedidos da SurDiscount para organizar as expedições e evitar atrasos.