Software de gerenciamento que impulsiona o e-commerce

Beself Brands: loja 100% online

Beself Brands é um e-commerce que nasceu em 2009 com um único propósito: vender online oferecendo a melhor experiência de compra aos clientes. Até à data, a empresa não parou de crescer, duplicando o seu volume de negócios, as suas instalações logísticas e o seu pessoal. Beself Brands comercializa cinco de suas marcas próprias ─FITFIU Fitness, Greencut, Lalaloom, McHaus e Playkin─ através de suas páginas da web e em vários marketplaces.

• Sede: Valls (Espanha)
• Ano de fundação: 2009
• Marcas: FITFIU Fitness, Greencut, Lalaloom, McHaus e Playkin
• Número de funcionários: 100
• Presença internacional: em mais de 12 países

Nos últimos anos, o volume de trabalho no armazém da Beself Brands cresceu em sintonia com o seu ritmo de expansão. O volume de negócios da empresa duplicou ano após ano, ultrapassando os 21 milhões de euros em 2020. Como resultado deste crescimento, a logística tornou-se especialmente importante. Em seu armazém em Valls (Espanha), todos os dias são preparados cada vez mais pedidos: até 600 por dia.

Para acompanhar o ritmo de crescimento, a empresa de comércio eletrônico considerou substituir seu sistema de gerenciamento de armazém por um com mais funcionalidades. "Nosso objetivo era otimizar todas as operações e principalmente a preparação de pedidos”, explica Francesc Julià, líder de TI da Beself Brands. Após a mudança do sistema de gerenciamento para o Easy WMS da Mecalux, a empresa se beneficiou de uma maior escalabilidade e controle de estoque mais preciso, entre outros recursos.

O líder de TI da Beself Brands afirma que a logística constitui um dos pilares da empresa porque a eficiência tem impacto direto na satisfação do cliente e na reputação da empresa: “Nosso desafio como loja online é despachar todos os pedidos o mais rápido possível”.

Para atingir este objetivo, a Beself Brands precisava organizar adequadamente a mercadoria em seu armazém e otimizar as movimentações dos operadores. “Queríamos evitar quebras de estoque que dificultassem a preparação de pedidos. Também queríamos que nossos operadores percorressem as distâncias mínimas pelo armazém para que pudessem concluir os pedidos o mais rápido possível”, diz Rubén Fernández, responsável de Improvement de Logística.

Depois de comparar diferentes sistemas de armazenamento, a Beself Brands optou pelo software Easy WMS da Mecalux porque concluiu que se adequava às suas necessidades, pois, foi projetado especificamente para aprimorar operações como o picking. “Vimos que havia empresas do nosso setor que utilizavam o Easy WMS e obtiveram bons resultados. Além disso, o preço nos pareceu competitivo”, acrescenta Fernández.

Um dia no armazém da Beself Brands

Halteres, furadeiras, motosserras, cadeiras, carros elétricos ou brinquedos: todos os produtos das cinco marcas que a Beself Brands engloba são armazenados no centro logístico que a empresa possui em Valls (Espanha). Nos últimos anos, a unidade logística ampliou sua área de armazenamento ─ de 200 m² para 15.000 m² ─ à medida que a demanda por produtos aumentou.

A operação deste armazém de e-commerce é muito exigente. Todos os dias são recebidos em média 300 paletes com artigos utilizados para reabastecer as estantes ou para preparar os pedidos solicitados pelos clientes. Simultaneamente, 600 pedidos são preparados e enviados aos clientes que compram online.

Como enfrentar esse volume de movimentos? Com a ajuda da digitalização: o software Easy WMS da Mecalux otimiza as operações do armazém, além de rastrear as 5.509 referências em tempo real.

Os trabalhadores dispõem de um terminal de radiofrequência onde recebem instruções detalhadas do software sobre como realizar qualquer tarefa (por exemplo, a localização onde colocar os artigos recebidos ou as referências a extrair das estantes para preparar um pedido). “Os operadores agora são muito mais rápidos e não cometem erros. Como é lógico, sempre há uma margem de erro, mas foi muito reduzida”, diz Fernández.

Uma vez recebidos os paletes, os operadores leem o código de barras para que o Easy WMS os identifique e atribua uma localização. “Na distribuição de mercadorias no armazém, o Easy WMS segue o critério ABC. Assim, por exemplo, os artigos de maior demanda são depositados em locais mais acessíveis para agilizar sua entrada e saída. O software também considera o volume dos artigos e sua capacidade de empilhamento ao decidir onde colocá-los”, explica Fernández.

O armazém dispõe ainda de uma área de reparação, onde os artigos são acondicionados. Ao receber peças sobressalentes, ferramentas ou outros materiais que possam ser utilizados nestas tarefas, o Easy WMS solicita que sejam enviados imediatamente para aquela área.

Com a ajuda do Easy WMS, a empresa conseguiu uma organização mais eficiente da mercadoria, uma melhoria que afeta todas as operações do armazém. Ao ter um controle detalhado dos produtos, os operadores podem localizá-los facilmente e preparar os pedidos mais rapidamente.

No que respeita à preparação dos pedidos, o Easy WMS indica aos operadores onde localizar os artigos e qual a quantidade a extrair. Os operadores percorrem o armazém com um carrinho no qual colocam a mercadoria, que é etiquetada e embalada antes de ser introduzida no caminhão de entrega.

Armazém sincronizado com agências de transporte

A expedição é uma das operações críticas no armazém da Beself Brands, pois, requer um planeamento cuidadoso que permite que todos os pedidos sejam distribuídos a tempo. “Do nosso armazém, expedimos um grande volume de pedidos por dia, por isso temos que embalá-los rapidamente, agrupá-los de acordo com a rota de transporte e gerar uma etiqueta para cada um deles”, diz Xavi Camañas, líder de logística da Beself Brands.

Para facilitar todos esses processos, a empresa implementou o Software para gestão da expedição logística, uma extensão Easy WMS projetada para automatizar o gerenciamento de envios e comunicar o armazém de e-commerce com GLS e DHL, as agências de transporte que distribuem os pedidos aos clientes.

O módulo Software para gestão da expedição logística intervém em três áreas específicas:

1. Embalagem de pedidos. O software orienta os operadores neste trabalho, dizendo-lhes quais artigos devem ser embalados e especificando se devem ser colocados em uma única caixa ou em várias caixas.
2. Rotulagem de pedidos. Todos os pacotes devem estar devidamente rotulados para identificá-los e poder fazer o rastreamento correspondente. “O programa gera automaticamente uma etiqueta para cada pedido. A única coisa que o operador precisa fazer é colocá-lo na embalagem que será entregue ao cliente”, afirma Camañas.
3. Sincronização com agências de transporte. O Software para gestão da expedição logística integra-se com GLS e DHL para comunicar às transportadoras todas as informações necessárias para a entrega, como número de pacotes, peso e volume de pedidos. “Os operadores deixam os pedidos na área portuária, esperando que os transportadores os levem, sem ter que fazer nenhum gerenciamento extra”, diz Camañas.

“Graças ao software da Mecalux ganhamos velocidade”, diz Camañas. O Software para gestão da expedição logística proporcionou um controle mais rígido do processo de embalagem e expedição, além de economizar tempo, minimizar erros e aumentar a produtividade no processo de distribuição de mercadorias.

Logística otimizada para e-commerce

“A pandemia acelerou o comércio eletrônico. Como resultado, tivemos um aumento substancial no número de pedidos”, reconhece Albert Prat, Founder de Beself Brands. A chegada do coronavírus transformou completamente os hábitos dos consumidores, colocando à prova os armazéns que vendem através da internet. O grande número de pedidos a preparar, a sazonalidade ou a rapidez de expedição dos pedidos são alguns dos desafios que os armazéns de e-commerce enfrentam diariamente.

Com a ajuda do Easy WMS, a Beself Brands conseguiu otimizar todos os seus recursos de armazém com um objetivo em mente: atender todos os seus clientes no prazo e impulsionar seu crescimento. O sistema de gerenciamento controla a localização e o estado da mercadoria, além de enviar instruções aos operadores para realizar cada tarefa com a máxima eficiência. “A previsão é continuar crescendo no futuro, ampliando nossas instalações logísticas e até abrindo novos armazéns em outras cidades de Espanha e da Europa”, conclui o Founder da Beself Brands.

Estamos muito satisfeitos com o Easy WMS da Mecalux porque nos proporcionou um controle mais preciso do estoque e dos movimentos em nosso armazém. Melhoramos muito os processos logísticos, ganhando em eficiência. Além disso, o software é muito intuitivo, por isso nossos operadores se adaptaram bem e tiraram o máximo proveito dele.