Controle de estoque, a principal operação do armazém
O controle de estoque, saber a todo o momento quais são os estoques existentes no armazém, é um processo essencial para o correto desenvolvimento das operações logísticas e impacta diretamente na satisfação dos clientes.
Imaginemos a frustração de um cliente que precisa esperar semanas para receber um pedido que comprou pela internet devido à falta de estoques. Esse problema, causado por um gerenciamento inadequado do inventário, pode macular nossa reputação e aumentar os custos logísticos, assim como nos levará a perder futuras vendas.
Neste artigo explicamos o que é o controle de estoque e saberemos por que é uma peça primordial na cadeia de suprimentos de qualquer empresa. Também veremos como um sistema de gerenciamento de armazém ajuda a controlar o estoque, a fazer o acompanhamento da mercadoria em tempo real e a otimizar os fluxos.
O que é o controle de estoque?
Definimos o controle de estoque como uma operação que consiste em organizar e supervisionar a mercadoria que entra e sai do armazém. Trata-se de fazer um balanço entre os artigos que chegaram e os que foram expedidos para assim determinar o número de unidades disponíveis de cada referência.
Essa operação é fundamental para as empresas que tenham um vasto catálogo de produtos, tais como o gigante do esporte Decathlon. Em seu armazém de Northampton, Reino Unido, equipado com estantes para picking da Mecalux, gerencia 35.000 referências de diferentes rotatividades e dimensões (calçado esportivo, toucas de natação, vestuário técnico, etc.). Também expede um alto volume de pedidos diários: 3.000 para clientes online e de 50.000 a 60.000 artigos que são enviados para as lojas físicas da franquia no Reino Unido. Como gerenciar o aprovisionamento de tantos produtos e a preparação de todos esses pedidos? A resposta está no controle de estoque.
O controle de estoque estabelece dois objetivos básicos: por um lado, prevenir as eventuais quebras de estoque que impedem fazer um fornecimento sem atrasos aos nossos clientes e, por outro, evitar o excesso de estoque, que acarreta custos de armazenagem adicionais.
Para que uma empresa gerencie sua mercadoria de forma correta, a primeira coisa que deve fazer é planejar a demanda, ou seja, saber as flutuações do mercado e a sazonalidade do produto com o objetivo de manter os níveis de estoque adequados no armazém. Considerando esse aspecto, pode definir a quantidade de produtos necessários para operar e organizar suas operações com antecedência.
Razões para fazer o controle de estoque
Com o exposto até agora, já é possível ter uma ideia da finalidade do controle de estoque: ter a mercadoria necessária para poder trabalhar. Vejamos em detalhes por que é preciso priorizar essa operação:
- Competitividade. Conhecendo o estado dos produtos e sua localização no armazém, a preparação de pedidos é muito mais dinâmica e fluida.
- Agradar o cliente. Quando o serviço do armazém melhora, também melhora a satisfação dos clientes. Entregas rápidas, pontuais e sem erros geram uma maior confiança e, consequentemente, aumentam as vendas futuras.
- Maior liquidez. O controle de estoque ajuda a equilibrar os gastos, o que se traduz em liquidez. Ao vender os estoques, o dinheiro investido é recuperado e os pagamentos podem ser organizados para obter um bom balanço contábil.
- Redução de custos. Um excelente gerenciamento do inventário evita o excesso de estoque e a obsolescência da mercadoria sem saída comercial. Além disso, ao ter os produtos devidamente distribuídos, o espaço do armazém é otimizado (por exemplo, em vez de ter dois galpões com uma infinidade de produtos, é necessário apenas um com os artigos imprescindíveis). Dessa forma, conseguimos reduzir os custos de armazenagem.
Como controlar o estoque no armazém
O controle de estoque consiste em manter um registro dos produtos que entram e saem do armazém, incluindo a contagem dos estoques para saber a quantidade exata de produtos disponíveis em um momento específico. Isso pode ser feito de forma manual, com lápis e papel. Os operadores imprimem uma lista do catálogo de produtos do armazém e percorrem os corredores contando os artigos existentes em cada localização. Em seguida, registram as quantidades anotadas no sistema. Esse processo manual é conhecido como inventário físico.
O inconveniente é que, ao ser manual, existe um risco muito elevado de se cometer erros (ao localizar os artigos, ao contá-los, ao anotar a cifra no papel, ao registrar esses dados no sistema, etc.). O risco é maior quando as empresas manuseiam um grande número de produtos.
Ao fazer a contagem física a empresa obtém um retrato do estado do armazém para um período de tempo muito limitado. A atividade da empresa não é interrompida, por isso, após contabilizar os produtos, continuam recebendo novas mercadorias e expedindo mais pedidos. Em suma, o estado desse inventário mudará em muito pouco tempo.
Por isso, a transformação digital em logística e a integração de novas capacidades tecnológicas em áreas como o armazenamento, a preparação de pedidos ou o transporte, entre outras, proporcionam uma maior segurança e precisão. A tecnologia, além de facilitar o controle de estoque, também aumenta a precisão. Fazer um controle de estoque com o Excel também não é viável, pois é igualmente propenso a erros e nada escalável. Seria necessário utilizar um software especializado em armazenamento para acelerar as operações e manter um inventário exaustivo.
Software para o controle de estoque
O mais recomendável é recorrer a um sistema de gerenciamento de armazém, como o Easy WMS da Mecalux, que permite fazer um rigoroso controle de estoque. Com esse sistema, a empresa sabe a todo o momento qual é o estoque disponível, sua proveniência, localização e destino. Como resultado, se obterá um inventário permanente, atualizado em tempo real.
Como se consegue isso? Graças à codificação da mercadoria. Quando a mercadoria chega ao armazém é identificada com uma etiqueta para garantir a rastreabilidade de cada produto de forma inequívoca.
Em seguida, o WMS atribui uma localização para cada produto baseando-se em diferentes parâmetros como suas características ou rotatividade. Uma correta distribuição da mercadoria resulta em uma operação mais fluida. Dessa forma, é possível otimizar a rota dos preparadores de pedidos para que percorram as menores distâncias possíveis e sejam mais rápidos.
Monitorar o estoque
As empresas competem para ser as melhores. Para tal, devem oferecer um serviço logístico ágil, de qualidade, sem erros e ao menor custo possível. O controle de estoque desempenha um papel fundamental nesse sentido, porque uma quebra de estoque significa perder vendas, receber reclamações dos clientes, gastos de gerenciamento e, em suma, ficar atrás em relação à concorrência.
A digitalização é a solução adequada para fazer um controle rigoroso do estoque. Graças a ela, uma empresa pode registrar os produtos que entraram e saíram do armazém e, dessa forma, fazer uma contagem dos artigos disponíveis.
Um sistema de gerenciamento de armazém como o Easy WMS da Mecalux é uma ferramenta infalível para controlar o estoque. Esse software foi implantado em mais de 900 instalações logísticas em empresas de todos os setores, entre os quais se destacam o varejo, e-commerce, terceirização logística (3PL), elétrico e eletrônico, automobilístico e de autopeças, alimentos e bebidas, farmacêutico e químico. Entre em contato conosco, teremos prazer em informá-lo sobre suas características e mostrar como podem ajudá-lo a melhorar o desempenho de seu negócio.